ارسال ساختمند ایمیل و پیامک

جملات ساختمند، اصطلاحا به جملاتی گفته می‌شود که به‌صورت پیش‌فرض تعریف شده و هنگام ارسال ساختمند ایمیل ، پس از فراخوانی مقادیر متغیرها و جایگزینی آنها در جمله، متن ایمیل ارسالی را تشکیل می‌دهند. جملات ساختمند، دارای ۱۰ قالب مختلف هستند که تفاوت این قالب‌ها در نوع متغیرهای آنهاست. به‌سه حالت می‌توان یک متغیر را در داخل جمله به‌کار برد که هرکدام از این حالات، به یک شیوه‌ی تعریف‌شده، متغیرها را از روی پایگاه اطلاعات فراخوانی کرده و در جمله‌ی نهایی درج می‌کنند. قابل ذکر است که هر متغیر با یک شماره‌ی دو رقمی مشخص می‌شود و شرح مربوط به آن متغیر در قسمت «متغیرهای قابل انتخاب» که پس از انتخاب هر قالب ساخته می‌شود، در مقابل شماره‌ی متغیر نوشته شده است.

همان‌طور که در صفحه‌ی مخصوص طراحی قالب جملات نیز شرح داده شده‌است، نحوه‌ی تنظیم متغیرها به سه روش صورت می‌گیرد. اگر شماره‌ی متغیرها را در [] قرار دهید، دقیقا همان محتوای شرح‌داده‌شده، فراخوانی و جایگزین خواهد شد. مثلا اگر متغیر تاریخ تولد با شماره ۰۱ را به‌شکل [۰۱] در جمله تعریف کنید، هنگام ارسال ساختمند، به‌جای عبارت [۰۱] دقیقا تاریخ تولد آن شخص مطابق با فرمت «۰۱/۰۱/۱۳۵۳» در جمله قید می‌شود. اگر متغیرها در {} قرار داده شوند، هنگام جایگزینی، معادل حرفی اعداد یا تاریخ‌ها به‌جای متغیر نوشته می‌شود. یعنی به‌جای عدد «۱۳۵۳» عبارت «هزار و سیصد و پنجاه و سه» را درج خواهد کرد و به‌جای تاریخ «۰۱/۰۱/۱۳۵۳ » عبارت «پنج‌شنبه ۰۱ فروردین ۱۳۵۳» درج می‌شود. در سومین حالت، اگر متغیرها در <> قرار داده شوند، برای متغیرهایی که تعداد روزهای باقیمانده و یا سن و سال اشخاص به سال را مشخص می‌کند، معادل حرقی موکد آنها درج می‌شود و سایر متغیرهای عددی به‌صورت تفکیکی نمایان می‌شوند. همچنین معادل حرفی روز و ماه ستون‌های تاریخی نیز بدون ذکر سال آن قید می‌شود. یعنی به جای «۱۳۵۳» عبارت «۱،۳۵۳» و به‌جای «۰۱/۰۱/۱۳۵۳ » عبارت «اول فروردین» نوشته می‌شود. همچنین اگر متغیری تعداد روزهای باقیمانده تا سررسیدی معین را مشخص کند مثلا به جای عدد ۱۰، عبارت «دهمین» و یا به جای عدد سه عبارت «سومین» ثبت خواهد شد.

با توجه به تنوع متغیرهای مربوط به هر قالب و شیوه‌های مختلف نمایش مقادیر آن متغیرها، امکانات زیادی جهت جمله‌بندی‌های مناسب و شیوا فراهم می‌شود. برای هر قالب می‌توان چندین جمله‌ی دلخواه را تعریف کرد که هنگام ارسال می‌توان به‌دلخواه یکی از آنها را انتخاب کرده و به گروه مشخصی از اشخاص ارسال کرد. تفاوت این جملات می‌تواند در لحن جمله، تاکیدهای خاص و روش‌های بیان باشد. به‌صورت پیش‌فرض برای هریک از قالب‌های موجود در برنامه جملاتی ساخته شده است. با مشاهده‌ی این جملات و کارکردن با متغیرها، با ساختار جمله‌سازی آشنا شده و امکان ساخت جملات متعدد با شیوه‌های بیان متفاوت از جمله باکنایه، با تاکید، محترمانه ، موکد و .. را برای خود فراهم سازید. در همه‌ی قالب‌های جملات ساختمند، علاوه بر متغیرهایی که مخصوص آن قالب است، متغیرهای مشترکی نیز وجود دارد که مربوط به تاریخ و ساعت روز، مشخصات مربوط به موسسه ، اطلاعات کاربر و قیمت روز انواع طلا/پلاتین/نقره و واحد ارزی برنامه هستند. این متغیرها، باعث کم‌شدن محدودیت‌های شما در جمله‌سازی خواهند شد. برای ثبت هر قالب بایستی نامی یکتا و منحصربه‌فرد برای آن درنظر گرفت تا هنگام ارسال ساختمند ایمیل ، انتخاب قالب به‌راحتی انجام شود. همچنین می‌توان قالب را به‌گونه‌ای تعریف کرد که فقط تعداد مشخصی از کاربران، مجوز استفاده از آن را داشته باشند.

جهت آشنایی بیشتر شما با روش‌های ساخت جملات، نحوه‌ی انتخاب متغیرها و تنوع آنها یک جمله جهت ارسال تبریک خاص به همسران اشخاص، بدین صورت شکل‌بندی می‌شود. جمله‌ی زیر، قالبی‌ست که به‌صورت پیش‌فرض تحت نام «تبریک خاص به همسران» برای قالب «تبریک پیش از تولد به همسران اشخاص» نوشته‌شده‌است و در آن از سه متغیر ۰۱ برای «نام همسر مولود» ، ۰۳ برای «تعداد روزهای باقیمانده» تا روز تولد و ۰۵ که معرف «سن مولود +‌۱» است ، استفاده شده‌است. جمله‌ی ثبت‌شده به شکل زیر است : [۰۱]، {۰۳} روز دیگر سرآغاز <05>ین بهار زندگی همسرتان است. این ایام بر شما خوش باد! پس از انتخاب این قالب هنگام ارسال ساختمند ایمیل و یافتن کلیه‌ی اشخاصی که تاریخ تولد همسرانشان در محدوده‌های مشخصی فراخواهد رسید، متن جمله‌ی نهایی که به‌هریک از افراد ارسال می‌شود، به‌شکل زیر تغییر خواهد کرد. در جمله‌ی فوق اگر «نام همسر مولود»، سرکار خانم عمادی باشد و «تعداد روزهای باقیمانده» تا فرارسیدن سررسید تولد مشتری ۶ روز باشد و «سن مولود + ۱» ۳۵ سال باشد، جمله‌ی نهایی هنگام ارسال بدین شکل خواهد شد: سرکار خانم عمادی، شش روز دیگر سرآغاز سی و پنجمین بهار زندگی همسرتان است. این ایام بر شما خوش باد!

 

ارسال ساختمند
ارسال ساختمند، به مجموعه دستوراتی گفته می‌شود که قالب‌های جملات ساختیافته را فراخوانی کرده و با جایگزینی مقادیر مرتبط، آن جملات را به اشخاص خاصی در محدوده‌های قابل انتخاب، از طریق ایمیل یا پیامک ارسال می‌کند. نوع اطلاع‌رسانی مطابق با قالب جملات و در ده مقوله‌ی مختلف صورت می‌گیرد. همانطور که در صفحه‌ی اول ارسال ساختمند ایمیل و پیامک مشاهده‌ می‌کنید، پس از انتخاب «نوع اطلاع‌رسانی» اولین قالبی که برای آن ساخته شده‌است در قسمت «قالب جمله‌بندی» آورده می‌شود که امکان انتخاب سایر قالب‌های مربوط به آن نوع از اطلاع‌رسانی را نیز از طریق جعبه‌ی حاوی اطلاعات، در اختیار شما قرار می‌دهد. در همین صفحه کلیدی تحت عنوان «ویرایش قالب» وجود دارد که می‌توان قالب جمله‌ی ساختمند را مورد بازبینی و ویرایش قرار داد. همچنین در کادر پائین صفحات بعدی، گزینه‌ای تحت عنوان «برای اشخاص فاقد پیشوند، براساس جنسیت‌شان پیشوند بسازد» وجود دارد که اگر این گزینه علامت داشته باشد و نام فرد یافت‌شده در محدوده‌های انتخابی فاقد پیشوند باشد، براساس جنسیت آن فرد، به ابتدای نام‌اش «جناب آقای» و یا «سرکار خانم» اضافه می‌شود.

‌تبریک روز تولد
از طریق این گزینه امکان ارسال تبریک تولد به اشخاص، همسران اشخاص، سهامداران و یا کاربران فراهم می‌شود. با استفاده از امکانات موجود در بخش محدوده‌ی تاریخی تولد، به‌سرعت می‌توان یک محدوده‌ی تاریخی تعریف کرده و فهرست افرادی که سررسید تولد آنها در آن محدوده‌ی تاریخی قرار دارد را به‌دست آورد.

‌تبریک پیش از تولد به همسران اشخاص
هنگام ثبت پرونده برای یک شخص ، در بخش «شناسنامه» امکان تعریف مشخصات همسر، تاریخ ازدواج و تاریخ تولد همسر وجود دارد. با این روش اطلاع‌رسانی و استفاده از یک محدوده‌ی تاریخی معین، امکان دستیابی سریع به اطلاعات مربوط به همسران اشخاص فراهم می‌شود. نوع تبریک می‌تواند به دوحالت اتفاق افتد؛ یا تولد مشتری‌ست و تبریک به همسرش ارسال می‌شود و یا تولد همسر مشتری‌ست و تبریک به مشتری ارسال می‌شود. 

‌تبریک ازدواج
تبریک ازدواج نیز حاوی جمله‌ایست که برای تبریک به مشتری یا همسر مشتری و یا هر دو بابت ازدواج‌شان ارسال می‌شود.

‌تذکر برای پاس‌کردن چک
چکهایی که از مشتری دریافت کرده‌اید، بایستی در سررسید معینی پاس شوند. بعضی مشتریان به علت مشغله‌ی زیاد و دلایل دیگر ممکن‌است در سررسیدهای پرداخت چک، دچار فراموشی شوند. از طریق این گزینه می‌توان یک جمله‌ی ساختیافته – که حاوی مشخصات چک مذکور و روزهای باقیمانده تا سررسید چک است- را به نشانی ایمیل شخص و یا تلفن‌همراه‌اش ارسال کرد. این جمله می‌تواند به‌شیوه‌های مختلفی ساخته و بیان شده و چند روز پیش از سررسید چک به آنها ارسال شود. مثلا می‌توان هر هفته این گزینه را اجرا کرده و به مشتریانی که سررسید چک آنها در آن هفته فرا می‌رسد، این جمله را ارسال کرد. با این حال سیستم دو گزینه‌ی دیگر جهت محدودسازی ارسال‌ها در اختیار شما گذاشته است. شما می‌توانید فقط به کسانی اطلاع دهید که سابقه‌ی برگشت چک داشته‌اند و یا فقط به آنهایی اطلاع‌‌رسانی کنید که مبلغ چک‌شان از مقدار معینی بیشتر باشد.

‌تذکر برای تسویه‌ی فاکتور
در فاکتورهای معاملات و در بخش «تنظیمات نهایی» اگر یک فاکتور دارای مانده‌حساب باشد، می‌توان تاریخ مشخصی را برای تسویه‌ی آن فاکتور در نظر گرفته و در فاکتور ثبت کرد. این نوع از اطلاع‌رسانی، فاکتورهای دارای تاریخ تسویه را واکاوی می‌کند و اگر سررسید یک فاکتور در محدوده‌ی درنظرگرفته‌شده، قرار داشته باشد، نام مشتری و نشانی‌های ایمیل و تلفن‌همراه‌اش فهرست می‌شوند تا امکان ارسال جمله‌ای ساختیافته‌ به وی و اعلام زمان باقیمانده تا سررسید تسویه به‌همراه مشخصات آن فاکتور ممکن شود.

‌تذکر برای پرداخت قسط
اگر مانده‌حساب یک فاکتور و یا میزان بدهکاری یک شخص، قسط‌بندی شده باشد؛ فهرست این اقساط با سررسید معین در دفتر اقساط ثبت می‌شوند. با اجرای این اطلاع‌رسانی، قسط‌های پرداختنی در محدوده‌ی تاریخی انتخابی بررسی شده و اگر سررسید یک قسط در آن محدوده جای داشته باشد، نام شخص و مشخصات قسط مذکور جهت اطلاع‌رسانی فهرست می‌شوند. در این بخش نیز امکان آن وجود دارد که اطلاع‌رسانی فقط برای کسانی انجام شود که سابقه‌ی تاخیر در پرداخت قسط‌های قبلی داشته‌اند و یا مبلغ قسط‌شان از مقدار معینی بیشتر باشد.

‌تذکر بابت مانده بدهکاری اشخاص
در مواقعی پیش می‌آید که حساب بدهکاری مشتریان از حد معینی بیشتر شده و یا راس روزهای بدهکاربودن آنها بیش از روزهای مجاز شود. در چنین حالاتی می‌توان از این شیوه‌ی اطلاع‌رسانی استفاده کرده و باذکر تعداد روزهای بدهکاری و مبلغ بدهی، از مشتری درخواست شود که نسبت به تسویه‌ی بدهی خویش اقدام کند. برای این منظور، علاوه بر امکان تفکیک کردن بدهکاران هر یک از حساب‌های چهارگانه‌ی اشخاص، امکان تفکیک کسانی که مانده‌حساب کلی آنها -که از ترکیب حساب‌های چهارگانه براساس قیمت‌های روز به‌دست می‌آید- هم بدهکار است و یا بدهکارانی که مانده‌حساب بدهی‌شان از یک مقدار معین و یا از روزهای معینی بیشتر شده‌باشد نیز فراهم است. در کنار معیارهای فوق، می‌توان فهرست بدهکارانی که باید به آنها اطلاع‌رسانی شود را براساس تیپ حسابداری، سطح مشتری، گروه اعتباری، گروه مشتری، نام شهر، تیپ کاری و حتا جنسیت اشخاص نیز محدود کرد.

‌اعلامیه بابت قرارگرفتن در لیست سبز یا سیاه
اگر شخصی به دلایل خاصی در لیست سیاه مشتریان یا لیست سبز مشتریان قرار گرفت، امکان اطلاع‌رسانی به وی از این طریق ممکن می‌شود. جهت جلوگیری از ارسال تکراری اطلاعات، می‌توان صرفا افرادی از لیست سبز یا سیاه که در محدوده‌های معین تاریخی وارد این لیست‌ها شده‌اند را انتخاب کرده و به آنها اطلاع‌رسانی کرد.

‌سایر موارد
از طریق این حالت، امکان اطلاع‌رسانی‌های متفرقه به اشخاص، همسران اشخاص، سهامداران یا کاربران فراهم می‌شود. این پیام‌ها می‌تواند ارسال تبریک عید به‌ همه‌ی مشتریان و یا تبریک روز زن به مشتریان یا کارکنان خانم باشد. فهرست اشخاص را می‌توان براساس معیارهای تیپ حسابداری، سطح مشتری، گروه اعتباری، گروه مشتری، نام شهر، تیپ کاری و جنسیت آنها تفکیک و محدود‌سازی کرد. معیار جنسیت در همه‌ی فهرست‌های اشخاص، همسران اشخاص، سهامداران، کاربران قابل انتخاب و تفکیک است.

‌ارسال اطلاعات
پس از انتخاب هر یک از گزینه‌ها و تعیین محدوده‌ی دلخواه، فهرست مشتریان به همراه جمله‌ی تنظیم‌شده در دو بخش ظاهر می‌شود. بخش اول با عنوان «نفراتی که یک نشانی برای آنها ثبت شده‌است» و بخش دوم با عنوان «نفراتی که فاقد نشانی ایمیل هستند» مشخص می‌شوند. در صفحه‌ی ساخته‌شده، امکان ویرایش نشانی ایمیل یا شماره‌ی موبایل هر شخص و یا حذف آن شخص از فهرست تشکیل‌شده وجود دارد. امکان مشاهده‌ی جزئیات مشخصات هر شخص نیز به‌صورت مجزا فراهم است. پس از انجام تغییرات و ویرایشات دلخواه، امکان ارسال ایمیل به کلیه‌ی اشخاص مندرج در فهرست، فراهم خواهد شد. جهت ارسال ایمیل‌ها، صفحه‌ای ظاهر می‌شود که در آن بایستی «نام ارسال‌گر» یا همان فرستنده‌ی نامه،‌ درجه‌ی اهمیت ایمیل‌ها، موضوع ایمیل و سایر تنظیمات جزئی مربوط به ارسال ایمیل مشخص شده و کلید نهایی «ارسال ایمیل‌ها» کلیک شود.

 

نرم افزار حسابداری طلا و جواهر تمام عیار

فهرست