تشکیل دفاترحسابداری و تهیه‌ی ترازهای مالی در برنامه به‌صورت اتوماتیک انجام می‌شود اما برای راه‌اندازی سیستم و آماده‌سازی اطلاعات نیاز به آشنایی با جزئیات سرفصل‌ها و حساب‌های پایان دوره دارید. دراین بخش به‌صورت خلاصه به خصوصیات مهم سرفصل‌های تفصیلی برنامه، از نگاه حسابدارانه، اشاره می‌شود.
» ساختارهای مشترک تفصیلی‌های برنامه
» درباره‌ی اشخاص
» درباره‌ی کالاها
» درباره‌ی حساب‌های بانکی
» درباره‌ی صندوق‌ها
» درباره‌ی چکهای اشخاص
» درباره‌ی چکهای شخصی
» درباره‌ی هزینه‌ها و درآمدها
» درباره‌ی خدمات پرداختی و دریافتی
» درباره‌ی سهامداران
سرفصل‌های تفصیلی برنامه از وجوه مشترک زیادی صرفه‌نظر از جزئیات حساب‌ها و نحوه‌ی محاسبات مخصوص خود، بهره می‌برند. همه‌ی این سرفصل‌ها، دارای صفحه‌ی مخصوص خود جهت درج و ویرایش جزئیات مشخصات هستند که به‌راحتی می‌توان با کلیدهای «بعدی» و «قبلی» جزئیات مورد دیگری از همان نوع را درمعرض ویرایش، حذف، بازبینی یا چاپ قرار داد. اگر سرفصل‌ها دارای گردش حساب نباشند آنها را می‌توان خیلی ساده از پایگاه حذف کرد. برای همه‌ی سرفصل‌ها، کلیدی به نام «جزئیات» وجود دارد که به‌نوعی گزارش خلاصه‌ی عملکرد آن حساب طی دوره‌ی عملکرد است. در صفحه‌ی حاصل از فراخوانی کلید «جزئیات» علاوه بر ماندهحسابهای کلی و پیوست‌های مرتبط، جزئیات مشخصات آن تفصیلی هم به نمایش گذاشته می‌شود.این گزینه در صفحات فهرست اطلاعات با کلید Ctrl+F9 نیز قابل دستیابی‌ست..
هر سرفصلی دارای دفتری مخصوص خود است که ساختار این دفاتر از امکانات و جزئیات زیادی برخوردار است. گوشه‌ای از این ویژگی‌ها در تکنیک‌های گزارش‌سازی در دفاتر حسابداری نوشته شده‌است. همراه با ثبت اطلاعات ابتدای دوره و تنظیم اسناد در طی دوره، دفاتر حسابداری به‌صورت لحظه‌ای و آنلاین تشکیل شده و جزئیات عملکرد حساب‌های تفصیلی، همراه با بخش‌های تحلیلی و تفکیکی دراختیار شما قرار می‌گیرند. همچنین همه‌ی فهرست‌های مربوط به سرفصل‌های تفصیلی -مانند فهرست اشخاص – دارای بخش‌های چندگانه‌ای هستند که مانده‌حساب نهایی تفصیلی‌ها را به‌صورت گزارشات قابل تنظیم و به‌مثابه‌ی گزارش ماندهحسابهای تفصیلی در حساب‌های کل، فهرست کرده و به‌نمایش می‌گذارند.
از نگاه حسابدارانه، هر شخص یک سرفصل تفصیلی‌ست که در حساب‌های کل دارای گردش و مانده حساب است. کلمه‌ی اشخاص در برنامه به مجموعه‌ی مشتریان، بازاریابان، تنخواه‌گردانان و کارمندان اطلاق می‌شود. جهت ثبت پرونده برای یک شخص صفحه‌ی مخصوصی وجود دارد که حاوی بخش‌ها و گزینه‌های مختلفی‌ست. گزینه‌های مهم این صفحه بدین شرح‌اند :
تیپ حسابداری
با این گزینه وضعیت سرفصل‌های کل مرتبط با شخص در مجموعه گزارشات حسابداری و دفاتر کل و معینمعلوم می‌شود. حساب‌های تفصیلی اشخاص با «بدهکاران تجاری و غیرتجاری»، «بستانکاران تجاری و غیرتجاری»، «تنخواه‌گردان» و «سایر بدهکاران و بستانکاران» در ارتباط است. توجه داشته باشید که اگر تیپ حسابداری شخص را «تنخواه‌گردان» انتخاب کنید، به‌جای درج بدهکاری و بستانکاری شخص در سرفصل بدهکاران و بستانکاران تجاری، مانده‌حساب بدهکاری وی به‌عنوان بخشی از «نقدینگی» محسوب می‌شود. علاوه بر این، تفکیک اشخاص به خریدار، فروشنده، بازاریاب و.. هم گزارشات حسابداری را دقیق‌تر می‌کند و هم به استفاده‌ی بهینه‌ی شما از تفکیک‌های صورت‌گرفته -هنگام تهیه‌ی گزارش از فهرست اشخاص، ارسال ایمیل و پیامک یا تهیه‌ی گزارش جامع اشخاص و سایر قسمت‌های مشابه- کمک شایان توجهی خواهد کرد.
گروه اعتباری
گروه‌های اعتباری نامحدودی می‌توان ایجاد کرد که این گروه‌ها در هوشیاری سیستم تشخیص و کنترلمهم‌ترین نقش را ایفا می‌کنند. تخصیص یگ گروه اعتباری به شخص، وضعیت وی را از لحاظ ارج و اعتبار مرتبا به شما و فروشندگان موسسه‌ی شما یادآوری کرده و هشدارهای لازم را اعلام می‌کند.
سطح مشتری
هر کاربری که با سیستم کار می‌کند در یک نگاه به محتویات این گزینه از وضعیت مشتری و نوع تعامل با وی آگاه می‌شود. سطح مشتری در ابتدای دوره توسط شما تنظیم شده و پس از انجام معاملات و بررسی صلاحیت وی در گزارش جامع اشخاص سطح جدیدی برای او پیشنهاد می‌شود.
سایر تقسیم‌بندی‌ها
انتخاب «گروه مشتری»، «جنسیت»، «پیشوند نام»، «نام شهر محل سکونت»، «نام شهر محل تولد» و «تیپ کاری» از دیگر ویژگی‌های قابل تفکیک برای هر شخص است. وجود این تفکیکات، امکان تحلیل، تقسیم‌بندی، گزارش‌گیری و دستیابی به اطلاعات اشخاص را آسان کرده و از پیچیده‌شدن اطلاعات جلوگیری می‌کند. «تیپ کاری» از عمده‌ترین تفکیک‌هایی‌ست که انتخاب آن اجباری‌ست. پیش‌فرض‌های این تفکیکات در عناوین ثابتتنظیم می‌شوند.
سایر مشخصات
ثبت جزئیات نشانی‌های پستی، مخابراتی و الکترونیکی اشخاص؛ تنظیم اطلاعات دقیق شناسنامه‌ای؛ امکان درج تصویر شخص؛ ثبت یادداشت و توضیحات متعدد برای شخص و حتا امکان گرفتن مشخصات همسر جهتارسال ساختمند ایمیل یا ارسال ساختمند پیامک از دیگر مشخصاتی‌ست که می‌توانید در پرونده‌ی مربوط به یک شخص درج کنید.
صفحه‌ی جزئیات مخصوص اشخاص
در صفحه‌ی مخصوص «جزئیات» حساب اشخاص، علاوه بر نمایش همه‌ی خصوصیات شخص؛ مانده‌حساب نهایی حساب‌های چهارگانه به‌علاوه‌ی راس روزهای مانده‌ی بدهی و طلب وی به همراه وضعیت سابقه‌ی چکهای برگشتی شخص گزارش می‌شود. علاوه بر اینها، پیوست‌های گزارش جامع اشخاص و بانک جامع اطلاعات در این صفحه، در بخش‌های جداگانه و با پیکربندی مناسب نمایش داده می‌شوند.
کالاها موجود در سیستم از ساختارهای متفاوت و مخصوصی در محاسبات قیمت تمام‌شده برخوردارند که بر همین روال تقسیم‌بندی شده‌اند. اگر صرفا برپایه‌ی مبانی حسابداری به کالاهای موجود در سیستم توجه کنید، آنچه اهمیت دارد و در دفاتر حسابداری ثبت می‌شود، قیمت‌های ورود و خروج به همراه قیمت تمام‌شده‌ی آنهاست. جدای از نگاه حسابدارانه که به همه‌چیز بها می‌دهد، هر کدام از بخش‌های موجودی کالا دارای صفات خاصی هستند که همین مساله روش‌های نگهداری، شمارش، تحلیل و فاکتورکردن آنها را متفاوت می‌کند.
جواهرات
هر جواهر که می‌تواند بر پایه‌ی طلا، پلاتین یا نقره سوار شده‌باشد از لحاظ حسابداری دارای یک قیمت تمام‌شده متشکل از قیمت خرید پایه به‌اضافه‌ی بهای تعمیرات، مخراجکاری، آبکاری، قیمت سنگ‌ها و سایر هزینه‌های ساخت جواهر است. اجرت درصدی جواهرات نیز متغیر ویژه‌ایست که بر بهای تمام‌شده‌ی واقعی جواهرات تاثیر می‌گذارد. قیمت تمام‌شده‌ی واقعی در محاسبات مربوط به سود و زیان و دفاتر کل و معین مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما مهمترین بخش جواهرات، نگهداری و کنترل جزئیات متعددی اعم از کدها، نام‌ها، شرح‌ها، وزن‌ها، قیمت‌های روز، جزئیات سنگ‌های مصرفی و تصویر جواهر است. برای آشنایان با حرفه‌ی زرگری فهمیدن جزئیات موجود در هنگام ثبت یک جواهر جدید ، کار چندان پیچیده‌ای نیست. در صفحه‌ی مخصوص «جزئیات جواهرات» علاوه بر محاسبهی قیمت اتیکت و قیمت تمام‌شده‌ی صوری؛ جزئیات مشخصات سنگ‌ها، جزئیات قیمت‌ها، همه‌ی فی‌های تشکیل‌دهنده‌ی قیمت اتیکت و تمام‌شده، تصویر جواهر و پیوست بانک جامع اطلاعات را مشاهده خواهید کرد. برای جواهرات تبصره‌های مختلفی هنگام تنظیمات سلیقه‌ای کاربران وجود دارد.
کالاها ساده و پایه
محاسبات حسابداری مربوط به کالاها ساده و پایه از پیچیده‌گی فنی زیادی برخوردار است. هر کدام از این کالاها در هر ورود و خروج دارای سه فی متفاوت هستند که برای هر کدام از این فی‌ها به‌صورت جداگانه بهای تمام‌شده محاسبه می‌شود. روش‌های محاسبهی قیمت تمام‌شده در تنظیمات محاسباتی قابل انتخاب است که می‌تواند یکی از روش‌های میانگین، میانگین موزون یا FIFO باشد. اولین فی مورد محاسبه، مربوط به قیمت طلا، پلاتین یا نقره است. دومین فی این نوع از کالاها مربوط به اجرت‌های ساخت آنان است که ممکن است با مبالغ متفاوت به سیستم ورود کرده باشند. سومین عامل نیز مربوط به اجرت درصدی کالاها است که هنگام دریافت یا خرید کالاها تنظیم شده و تاثیر زیادی بر هزینه‌های تمام‌شده‌ی آنان دارد. از سوی دیگر دو واحد وزن و تعداد به‌طور مرتب توسط سیستم تشخیص و کنترل کنترل شده و از منفی‌شدن آنها جلوگیری به‌عمل می‌آید. در محاسبات مربوط به دارایی‌های جنسی، سه فی ذکرشده با واحد وزن ترکیب شده و قیمت تمام‌شده‌ی کالاها به‌دست می‌آید. هنگام ثبت یک طلای ساده ضمن تنظیم جزئیات مشخصات اعم از کد، عیار، نوع، نام و سایر مشخصات مربوطه، بایستی وضعیت موجودی ابتدای دوره ی کالاها معلوم شود.
درصورت فراخوانی صفحه‌ی «جزئیات کالاها ساده و پایه» علاوه بر نمایش جزئیات مشخصات و پیوست‌های مختلف، مراحل محاسبهی اجرت فروش براساس قیمت روز طلا، پلاتین یا نقره فهرست می‌شود. محاسبه و نمایش آخرین موجودی کالا براساس واحد‌های وزن و تعداد از دیگر گزینه‌هایی‌است که در این صفحه قید می‌شود. جدول فی‌ها و دفتر حساب مرتبط که جزئیات کارت و کاردکس کالا به همراه سود وزیان ناویژه‌ی مربوط به آن کالا را فهرست می‌کند از گزینه‌هایی هستند که با یک کلیک از این صفحه در دسترس شما قرار خواهند گرفت. در بخش مربوط به حسابداری، ضمن نمایش فی‌های تمام‌شده، قیمت تمام‌شده‌ی پایان دوره‌ی کالا محاسبه شده و اختلاف آن با قیمت روز نمایش داده می‌شود.
سایر احناس
ساختار حسابداری سایر کالاها در برنامه از لحاظ محاسبات قیمت تمام‌شده با هم شباهت دارد، با این تفاوت که در سنگ‌های تعدادی، موجودی ساعت و سکه‌های طلا به‌جای استفاده از واحد وزن، واحد تعداد معیار اصلی محاسبات محسوب شده و در موجودی ارزی و موجودی جانبی از واحد مقدار استفاده می‌شود. در محاسبات مربوط به انواع طلای خام فی خرید یا فی روز طلا هنگام تنظیم فاکتور دریافت به‌عنوان فی وارده و فی فروش یا فی روز طلا هنگام تنظیم فاکتور پرداخت به‌عنوان فی صادره منظور می‌شود. در تنظیم موجودی سنگ جزئیات متعددی از مشخصات مربوط به سنگ‌ها مانند نوع، نام، رنگ، درجه‌ی ناپاکی، سایز و نحوه‌ی تراش آنها ثبت شده و کنترل ورودی‌ها و خروجی‌ها در واحد قیرات صورت می‌گیرد.
همه‌ی انواع موجودی کالا دارای صفحه‌ی مخصوص نمایش «جزئیات» مشخصات هستند که در این صفحات ضمن الصاق پیوست‌ها، جزئیات مشخصات و تصویرجنس، آخرین موجودی آنها محاسبه و نمایش داده می‌شود. در قسمت مربوط به حسابداری این صفحات ضمن درج فی تمام‌شده‌ی کالاها، اختلاف قیمت روز با قیمت تمام‌شده محاسبه می‌شود. ضمن اینکه امکان تغییر صوری موجودی و آزمایش وضعیت نهایی قیمت‌ها و سنجش اختلاف آن با قیمت روز نیز به‌عنوان گزینه‌ای تفننی وجود خواهد داشت..</b”>
مجموعه حساب‌های شما در بانک‌های مختلف، سرفصل معین «بانک» را که زیرمجموعه‌ی «وجوه نقد» است، به گردش می‌آورند. هر حساب بانکی معرف یک سرفصل تفصیلی‌ست که در حساب بانک دارای گردش است. آنچه در گردش حساب بانکی شما وجود دارد، بایستی با همه‌ی موارد واریزی و برداشتی قید‌شده در دفترچه‌ی حساب بانکی و یا حساب الکترونیکی/اینترنتی بانکی شما مطابقت داشته باشد. هنگام <b”>معرفی یک حساب بانکی علاوه بر اینکه بایستی نام بانک و شعبه‌ی آن و شماره‌ی حساب بانکی تنظیم شود، همچنین می‌توان نوع حساب، تاریخ افتتاح حساب، نام دارنده‌ی حساب و توضیحات دیگری را نیز تنظیم کرد. موجودی ابتدای دوره‌ی حساب بانکی شما که می‌تواند ارزی یا ریالی باشد، از مواردی‌ست که به‌کار آماده‌سازی اطلاعاتمی‌آید. در صفحه‌ی «جزئیات» حساب بانکی به‌همراه محاسبه و نمایش آخرین موجودی ریالی یا ارزی بانک، مشخصات حساب و پیوست بانک جامع اطلاعات نمایش داده می‌شود. در دفتر حساب بانک امکان دخالت‌دادن اسناد تاثیرگذار دریافتنی و پرداختنی در اسناد قطعی بانکی و ایجاد یک گزارش صوری از اطلاعات حساب بانکی وجود دارد و در صفحه‌ی فهرست حساب‌های بانکی «موجودی بانک‌ها» و «گردش حساب بانک‌ها» در دو بخش جداگانه فهرست شده و قابل گزارش‌سازی می‌شوند.</b”>
هر صندوق یک سرفصل تفصیلی‌ست که زیرمجموعه‌ای از سرفصل کل «وجوه نقد» و سرفصل معین «صندوق» است. صندوق‌ها در مکان‌های مختلفی از موسسه‌ی شما وجود داشته و فرایند ورود و خروج پول موسسه را کنترل می‌کنند. حتما نیازی به حضور فیزیکی صندوق‌ها نیست و حتا می‌توان یک شخص را -که تنخواه‌گردان موسسه است- به‌عنوان یک صندوق درنظرگرفت که پول‌ها به حساب او واریز یا بوسیله‌ی او پرداخت می‌شوند. هنگام معرفی یک صندوق علاوه بر ثبت نام صندوق و موجودی ابتدای دوره ی ریالی و ارزی آن؛ محل استقرار، مسوول صندوق و سایر توضیحات را می‌توان تنظیم کرد. تبادل پول از یک صندوق به صندوق دیگر و یا یک حساب بانکی از طریق گزینه‌های خزانه‌داری انجام می‌شود. درصفحه‌ی «جزئیات مشخصات صندوق»، ضمن محاسبه و نمایش آخرین موجودی ریالی و ارزی صندوق، پیوست بانک جامع اطلاعات و کلید دسترسی سریع به دفتر حساب صندوق وجود دارد. در صفحه‌ی فهرست صندوق‌ها و در بخش‌های «موجودی صندوق» و «گردش حساب صندوق‌ها» امکان تفکیک موجودی‌های ابتدای دوره و طی دوره با استفاده از ابزار <b”>گزارش‌سازی فراهم است.</b”>
چکهای اشخاص به چک‌هایی گفته می‌شود که از مجموعه‌ی مشتریان دریافت شده و در سررسید خاصی تبدیل به پول می‌شوند. در حسابداری این چک‌ها از طریق سرفصل «اسناد دریافتنی» به دارایی‌های ترازنامه وارد شده و در دفاتر کل، معین و دفتر حساب چک‌ها از طریق سرفصل «اسناد دریافتی» سابقه و گردش آنها کنترل می‌شود. یک چک ممکن است در ابتدای دوره و یا طی دوره دریافت شود. هنگام ثبت چک ابتدای دوره‌ی اشخاص جزئیاتی که معمولا در این سند بانکی وجود دارد به همراه نام دهنده‌ی چک، نام بانک وشعبه‌ی صادرکننده‌ی چک، شماره حساب بانکی ثبت‌شده بر روی چک و شماره‌ی سریال چک گزینه‌هایی هستند که باید تکمیل شود. گزینه‌ی «شماره‌ی دفتری» برای موسساتی درنظر گرفته شده‌است که به‌موازات نگهداری کامپیوتری چک‌ها، به‌صورت دستی، وضعیت ورود و خروج چکهای مختلف را در دفتری جداگانه یادداشت می‌کنند. در صفحه ثبت چک، اگر چک در اطلاعات پیش از دوره، از بانک برگشت خورده‌باشد با یک علامت مشخص می‌شود تا در سابقه‌ی بدحسابی شخص دهنده‌ی چک ثبت و گزارش شود. چکهای اشخاص قاعدتا در وجه موسسه شما صادر شده‌اند اما ممکن است توسط شخص مشتری شما صادر نشده و وی نیز چک را از کس دیگری گرفته باشد، به‌همین منظور گزینه «در وجه» برای ثبت آنچه برروی چک قید شده‌است، وجود دارد. چکهای دریافتی همراه با آخرین عملیاتی که برروی آنها انجام می‌شود، هویت جدیدی می‌یابند. این هویت‌ها به عناوین زیر در سیستم معرفی شده‌اند :
چک موجود: چکی که هنوز هیچ عملیاتی بر روی آن صورت نگرفته و سررسید آن فرا نرسیده است.
چک ابتدای دوره: همان چک موجود است با این تفاوت که از ابتدای دوره در سیستم وجود داشته است.
چک نزدبانک: چکی که برای نقدشدن واگذار بانک شده یا به اصطلاح در حساب بانکی خوابانده شده است.
چک برگشتی‌ازبانک: چکی که از بانک برگشت خورده است چون که موجودی کافی در حساب بانکی دهنده‌ی چک وجود نداشته است.
چک وصول‌شده: چکی که توسط بانک نقد شده و مبلغ حاصل از آن به یک حساب بانکی واریز شده‌است.
چک نقدشده: چکی که نقد شده و مبلغ حاصل از آن به یک صندوق واریز شده‌است.
چک خرج‌شده: چکی که به‌عنوان وجه به یک مشتری دیگر واگذار شده و مشتری را بدهکار کرده است.
چک عودت‌یافته: چکی که به دهنده‌ی چک مرجوع شده‌است.
«چکهای موجود»، «ابتدای دوره» و «برگشتی از بانک» را می‌توان نقدکرده، در یک حساب بانکی خوابانده، به مشتری دیگری فروخته و یا به شخص دهنده‌ی چک عودت داد. «چکهای نزد بانک» به دو طریق به سیستم باز می‌گردند. یا وصول شده و به‌حساب بانکی واریز می‌شوند یا با اعلام کافی‌نبودن موجودی حساب مشتری، از بانک برگشت می‌خورند. بر روی چکهای «نقدشده»، «وصول‌شده» و «عودت یافته» عملیات دیگری نمی‌توان انجام داد مگر آنکه آخرین سند بانکی آنها حذف یا اصلاح شود. چکهای «خرج‌شده» به مشتریان را می‌توان مجددا از خریدار دریافت کرد. این عملیات تحت نام «برگشت از خرج» وظیفه‌ی مرجوع‌کردن چکهای خرج‌شده را برعهده دارد.
در فهرست چکهای اشخاص آخرین وضعیت چک‌ها در بخش‌های جداگانه‌ای فهرست شده و انجام امور بانکی و غیربانکی مربوط به چک‌ها ممکن می‌شود. در این صفحه بخشی وجود دارد که مخصوص رهگیری گردش چک انتخابی‌ست. همچنین در این صفحه، راس چکهای موجود در جداول مختلف، به‌صورت اتوماتیک محاسبه شده و در پائین جدول میانگین آنها نمایش داده می‌شود. امکان کنترل چک‌ها و انجام امور بانکی مربوطه در صفحه‌ی همه چیز درباره‌ی امروز نیز وجود دارد. در کنار این صفحات، دفتر دیگری وجود دارد که همواره می‌توان گردش یک چک، گروهی از چک‌ها یا همه‌ی چکهای دریافتی را با جزیئات دقیق بررسی کرد؛ نام این دفتر دفتر اسناد دریافتی است. در صفحه‌ی مخصوص «جزئیات چک» درکنار نمایش همه‌ی گزینه‌های سندی و استنادی موجود در چک و نمایش برجسته‌ی آخرین وضعیت چک، جزئیات عملیاتی که طی زمان‌های مختلف برروی چک انجام شده‌است نمایش داده می‌شود. همچنین امکان اطلاع‌رسانی و ارسال اخطار به مشتری برای پاس‌کردن چک، با نزدیک‌شدن موعد سررسید آنها، از طریق ارسال ساختمند ایمیل یا ارسال ساختمند پیامکفراهم است.
چکهای شخصی به چک‌هایی گفته می‌شود که از طرف شما به اشخاص مختلف، سهامداران و یا بابت هزینه‌های موسسه پرداخت شده‌است. در حسابداری این چک‌ها از طریق سرفصل «اسناد پرداختنی» به حساب بدهی‌های ترازنامه وارد شده و در دفاتر کل، معین و دفتر حساب چک‌ها از طریق سرفصل «اسناد پرداختی» سابقه و گردش آنها کنترل می‌شود. یک چک ممکن است در ابتدای دوره و یا طی دوره پرداخت شود. هنگام ثبت چک ابتدای دوره‌ی شخصی جزئیاتی که معمولا در این سند بانکی وجود دارد به همراه نام گیرنده‌ی چک، نام بانک و شعبه‌ی صادرکننده‌ی چک، شماره‌حساب بانکی شما و شماره‌ی سریال چک گزینه‌هایی هستند که باید تکمیل شود. گزینه‌ی «شماره‌ی دفتری» برای موسساتی درنظر گرفته شده‌است که به‌موازات نگهداری کامپیوتری چک‌ها، به‌صورت دستی، وضعیت ورود و خروج چکهای خود را در دفتری جداگانه یادداشت می‌کنند. شما ممکن است چک را در وجه یک شخص صادر کرده ولی آنرا به مشتری دیگری واگذار کنید. به‌همین منظور گزینه‌ی «در وجه» برای ثبت آنچه برروی چک قید شده‌است، وجود دارد. چک‌ها می‌توانند ارزی یا ریالی باشند. چکهای پرداخنی همراه با آخرین عملیاتی که برروی آنها انجام می‌شود، هویت جدیدی می‌یابند. این هویت‌ها به عناوین زیر در سیستم معرفی شده‌اند :
چک پرداختنی: چکی که از طرف شما پرداخت شده و سررسید آن فرا نرسیده است.
چک پاس‌شده: چکی که پاس کرده‌اید و پرونده‌اش بسته شده‌است.
چک صندوق: چکی که در وجه یک شخص صادر شده و پس از پاس‌شدن، معادل مبلغ آن مجددا از شخص دریافت‌شده و به‌یک صندوق واریز می‌شود. معمولا برای کنترل مبالغی که روزانه از حساب بانکی خود برداشت‌کرده و به صندوق موسسه واریز می‌کنید. البته این کار از طریق برداشت مستقیم و طی فرایند «از بانک به صندوق» که یکی از گزینه‌های خزانه‌داری است نیز انجام می‌شود.
چک برگشتی‌ازمشتری: چکی که از طرف شما به یک مشتری پرداخت شده و طی عملیات مختلف، به شما عودت داده شده است.
چک باطل‌شده: چکی که براثر اشتباه صادر می‌شود یا چکی که از یک مشتری برگشت می‌خورد را می‌توانید پاره یا خط‌خطی کنید. اگر برای چکی این اتفاق‌ها افتد، آن چک به یک چک باطل‌شده تبدیل می‌شود..
«چکهای پرداختنی» را می‌توان پاس‌کرده، به‌صندوق واریزکرده یا به‌عنوان چک مرجوعی از مشتری دریافت کرد. بر روی چکهای «پاس‌شده»، «چک صندوق» و «چک باطل‌شده» عملیات دیگری نمی‌توان انجام داد مگر آنکه آخرین سند بانکی آنها حذف یا اصلاح شود. «چکهای برگشتی از مشتری» را می‌توان مجددا با پشت‌نویسی به همان شخص و یا شخص دیگری واگذار کرده و یا آن چک را باطل نمود.
در فهرست چکهای شخصی آخرین وضعیت چک‌ها در بخش‌های جداگانه‌ای فهرست شده و انجام امور بانکی و غیربانکی مربوط به چک‌ها ممکن می‌شود. در این صفحه بخشی وجود دارد که مخصوص رهگیری گردش چک انتخابی‌ست. همچنین در این صفحه، راس چکهای موجود در جداول مختلف، به‌صورت اتوماتیک محاسبه شده و در پائین جدول میانگین آنها نمایش داده می‌شود. امکان کنترل چک‌ها و انجام امور بانکی مربوطه در صفحه‌ی همه چیز درباره‌ی امروز نیز وجود دارد. در کنار این صفحات، دفتر دیگری وجود دارد که همواره می‌توان گردش یک چک، گروهی از چک‌ها یا همه‌ی چکهای پرداختی و پرداختنی را با جزیئات دقیق بررسی کرد؛ نام این دفتر دفتر اسناد پرداختی است. در صفحه‌ی مخصوص «جزئیات چک» درکنار نمایش همه‌ی گزینه‌های سندی و استنادی موجود در چک و نمایش برجسته‌ی آخرین وضعیت چک، جزئیات عملیاتی که طی زمان‌های مختلف برروی چک انجام شده‌است نیز نمایش داده می‌شود.
همه‌ی مبالغی که تحت عنوان هزینه و درآمد مبادله می‌شوند، سرفصل‌هایی به همین نام را به گردش می‌آورند. هزینه و درآمد سرفصل‌های کلی هستند که در گزارشات حسابداری حساب آنها توسط حساب سود و زیان ویژه‌ی دوره‌ی عملکرد بسته شده و ماندهحسابهای آنها بدین وسیله به ترازنامه منتقل می‌شود. آنچه برای هزینه‌ها و درآمدها اهمیت دارد حساب ارزش دفتری آنهاست علیرغم اینکه جزئیات حساب‌های ریالی، طلایی، پلاتین و ارزی آنان نیز در فهرست‌ها، گزارشات و دفاتر هزینه و درآمد وجود دارد. بسیاری از سرفصل‌های هزینه و درآمد به‌صورت پیش‌فرض توسط سیستم ایجاد شده و مبالغ مربوط به عملیات اتوماتیک، در حساب آنها گردش می‌گیرد.
هنگام ثبت عنوان درآمد یا هزینه، علاوه بر امکان درج نام و توضیحات مربوط به سرفصل، گروه هزینه و درآمد برای انجام تفکیکات بیشتر قابل انتخاب است. اگر گزینه‌ی «دوره‌ی دریافت یا پرداخت» در این قسمت تنظیم شود، براساس دوره‌ی انتخابی در همه چیز درباره‌ی امروز فهرست درآمدهای دریافتنی یا هزینه‌های پرداختنی جهت انجام امور و تنظیم اسناد مربوطه فهرست می‌شوند. هزینه‌ها و درآمدهای دوره‌ای به مبالغ معینی گفته می‌شود که بایستی در یک دوره‌ی مشخص پرداخت یا دریافت شوند. مانند هزینه‌ها یا درآمدهای حاصل از اجاره‌ی ملک. در صفحه‌ی «جزئیات هزینه و درآمد» علاوه بر محاسبه و نمایش مانده حساب ارزش دفتری سرفصل انتخابی، جزئیات مشخصات و بخش پیوست بانک جامع اطلاعات وجود دارند. هم در صفحه‌ی فهرست درآمدها و هزینه‌ها و هم در دفاتر مربوطه، امکان گزارش‌سازی و تغییر گزارش‌های ارزش دفتری به محاسبات جداگانه‌ی حساب‌ها وجود داشته و محاسبات کلی حساب‌ها در بخش‌های «مانده‌حساب» و «گردش حساب» در فهرست عناوین هزینه و درآمد گنجانده شده است.
سرفصل خدمات، زیرمجموعه‌ای از معین‌های سود و زیان است و جزئیات حساب آن در دفاتر حساب خدمات، به‌صورت تفکیکی و تشریحی فهرست می‌شوند. خدمات پرداختی به هر نوع خدماتی گفته می‌شود که توسط شما انجام شده و در اسناد فروش یا پرداخت فاکتور شده است. خدمات دریافتی هم به کلیه‌ی خدماتی اطلاق می‌شود که از طریق خرید یا دریافت، به‌دست آورده‌اید. قیمتی که برای خدمات مبادله می‌شود در حساب شخص ارایه‌دهنده یا گیرنده‌ی خدمات نیز وارد می‌شود. این تفاوت خدمات با هزینه و درآمد است، یعنی اگر دریافت و پرداخت خدمات به‌موازات فاکتورهای معاملات انجام نشده‌باشد و نگه‌داشتن حساب عامل پرداخت‌کننده یا دریافت‌کننده‌ی خدمات برای شما اهمیتی نداشته‌باشد، می‌توانید به‌جای خدمات پرداختی و دریافتی از فاکتورها و عناوین هزینه و درآمد استفاده کنید. خدمات سطوح مختلفی دارد، ممکن است ارایه‌ی خدمات چیزی در حد خدمات پیک، پست، حمل‌نقل و بسته‌بندی باشد یا خدماتی دایمی مانند تعمیرات، ریگیری و یا حتا نصب نرم‌افزارهای رایانه‌ای. اگر موسسه‌ی شما یک یا چند نوع از خدمات را مرتبا ارایه یا دریافت می‌کند، ثبت جزئیات مشخصات خدمات، ثبت فاکتورهای مربوطه را آسان می‌کند.
هنگام تعریف مشخصات خدمات امکان ثبت یک کد برای شناسایی خدمات به همراه گزینه‌های تفکیکی گروه و واحد خدمات فراهم است. همچنین علاوه بر عنوان و شرح خدمات، امکان تنظیم واحد پیش‌فرض خدمات جهت انتقال به فاکتورهای فروش یا خرید نیز میسر است. در صفحه‌ی «جزئیات خدمات » آخرین مقدار و مبلغ خدمات دریافتی یا پرداختی، میزان مرجوع‌شده‌ی خدمات به همراه مانده‌ی مقدار و مبلغ خالص خدمات محاسبه و در کنار نمایش جزئیات مشخصات خدمات و پیوست بانک جامع اطلاعات در بخش‌های متفاوت آشکار می‌شوند. برای هر کدام از انواع خدمات دفتری حسابداری وجود دارد که ردیف‌های مختلف ورود و خروج خدمات را کنترل و فهرست می‌کند. مانده‌حساب کلی انواع خدمات نیز در صفحه‌ی فهرست خدمات قابل مشاهده‌است.
حساب سهامداران با سرفصل‌های «برداشت» و «سرمایه‌گذاری» به‌گردش می‌آید. این حساب‌ها با حساب سرمایه در ترازنامه‌ی پایان دوره‌ی عملکرد بسته می‌شوند اما سیستم به‌گونه‌ای طراحی شده‌است که امکان نقل مانده‌حساب برداشت و سرمایه‌گذاری سهامداران به دوره‌ی مالی بعدی ممکن باشد تا مانده حساب‌های سهامداران در مقاطع زمانی مختلف معلوم باشد. مانده حساب منقول سهامداران صرفا جهت اطلاع از وضعیت حساب آنها ثبت می‌شود. این مانده فقط در دفاتر مربوط به حساب سهامداران یافت خواهد شد و نمایان‌گر میزان کل برداشت‌ها و سرمایه‌گذاری‌های ایشان است. مجموع مانده حساب‌های منقول در این صفحه، هیچ‌گونه تاثیری بر تراز مالی ابتدا و انتهای دوره نخواهد گذاشت. و فقط با احتساب فی تعدیل ابتدای دوره در گزارش تسهیم سرمایه‌ی پایان دوره درج خواهد شد.
هنگام ثبت پرونده برای یک سهامدار می‌توان درصد سهم سهامداران را مشخص کرد، از این درصد در گزارشات پایان‌دوره و در قسمت تسهیم سرمایه استفاده می‌شود. ثبت شماره‌ی تلفن و نشانی ایمیل برای تبریک مناسبات مختلف و مشخص‌کردن مسوولیت سهامدار از دیگر گزینه‌های قابل تنظیم در پرونده‌ی هر سهامدار است. در صفحه‌ی «جزئیات» مشخصات سهامدار علاوه بر محاسبه و نمایش آخرین وضعیت حساب وی، پیوست بانک جامع اطلاعات به همراه کلید دسترسی به دفترحساب سهامدار که جزئیات گردش حساب وی را ارایه می‌کند، وجود دارد.
بیشتر بخوانید :
- برنامه پایه مسبح چه کارهایی را انجام می‌دهد؟
- بانک جامع اطلاعات
- تغییرات نگارش ۸.۱۳۹۸.۱۲۰۵.۱۲
- تنظیم حساب‌های ابتدای دوره
- آخرین تغییرات و به‌روزرسانی‌ها