بررسی مغایرات حساب اشخاص

در دفتر حساب اشخاص ویژگی مخصوصی وجود دارد که هدف از طراحی آن یافتن اختلاف‌حساب‌های شما با مشتریان‌تان است. این عملیات بر مبنای یک فایل XML کار می‌کند که از طرف مشتری به شما ارسال می‌شود و پس از باز شدن فایل، بر اساس سه روش جداسازی مبالغ حساب‌های چهارگانه، تفکیک اطلاعات روزانه و یا تفکیک جزئیات اطلاعات، خیلی سریع اختلاف حساب‌های احتمالی را نمایش می‌دهد.

روش کار بدین‌قرار است که بایستی پس از انتخاب شخص موردنظر خود در دفتر حساب اشخاص و ورود به بخش «بررسی مغایرات» بر روی کلید «فراخوانی فایل ارسالی توسط شخص» کلیک کنید. فایل انتخابی باید یک فایل XML باشد که مشتری شما در برنامه‌ی خود و در قسمت دفتر حساب اشخاص، اطلاعات حساب شما را از طریق گزینه‌ی تبدیل اطلاعات به فایل XML در آن ذخیره کرده است. حتا اگر مشتری شما از برنامه‌ی دیگری به‌جز مسبح استفاده می‌کند با خواندن نکات فنی تهیه‌ی فایل مغایرات اشخاص برای برنامه‌نویسان امکان تهیه و ارایه‌ی فایل موردنظر به شما را خواهد داشت. پس از فراخوانی فایل، مشخصات فایل ارسالی در بخش اول «بررسی مغایرات» تحت عنوان «مشخصات فایل» نمایان می‌شود که شامل نام مغازه یا شرکت، عنوان گزارش ، نوع گزارش، محدوده‌ی گزارش و جمع مغایرات یافت‌شده است. مشخص‌بودن نوع گزارش و محدوده‌ی گزارش از آن جهت اهمیت دارد که سیستم پس از شناسایی مقادیر فرخوانی‌شده، مطابق با مشخصات گزارش اقدام به تهیه‌ی گزارشی مشابه از اطلاعات حساب شخص انتخابی می‌کند. یعنی اگر فایل ارسالی حاوی اطلاعات صورت ریز عملکرد در یک محدوده‌ی تاریخی مشخص باشد، سیستم برای بررسی مغایرات حساب شخص ، گزارش صورت ریز عملکرد وی در آن محدوده‌ی تاریخی را تهیه کرده و سپس به بررسی مغایرات می‌پردازد. جمع کلی مغایرات در همان صفحه‌ی اول نمایان شده و برای یافتن سریع ردیف یا ردیف‌های دارای مغایرت، سه روش مختلف در صفحات بعدی بخش «بررسی مغایرات» گذاشته شده‌است.

روش اول که با عنوان «جداسازی مبالغ» عنوان‌بندی شده‌است، برای هر یک از حساب‌های چهارگانه ریالی، ارزی، طلایی و پلاتین اطلاعات را در دو حالت مختلف بررسی می‌کند. در حالت اول مبالغی را فهرست می‌کند که در فایل ثبت‌شده‌اند اما در سیستم موجود نیستند و در حالت دوم مبالغی که در سیستم ثبت شده‌اند اما در فایل نیستند را ارایه می‌کند. با این تفکیکات یافتن مغایرات به‌سادگی ممکن می‌گردد. در روش دوم که با عنوان «ترکیب اطلاعات روزانه» مشخص شده‌است، اطلاعات موجود در فایل با اسنادِ ثبت‌شده در سیستم -براساس جمع بدهکاری و بستانکاری در یک روز و پس از تغییر ماهیت اطلاعات فایل- ترکیب می‌شوند. به این ترتیب اختلاف حساب روزانه‌ی هریک از حساب‌ها و نیز اختلاف کلی حاصل از جمع آنها به‌دست می‌آید. و در روش سوم که با نام «ترکیب جزئیات اطلاعات» معرفی شده‌است، اطلاعات فایل و سیستم با هم ترکیب شده و برای هر ردیف اختلاف حساب بدهکاری و بستانکاری محاسبه شده و در ستونی مجزا نوشته می‌شود. قاعدتا اگر اطلاعات بدون مغایرت باشد مانده‌ی نهایی بایستی صفر باشد و اگر اطلاعات به‌صورت دقیق در هر دو سیستم ثبت شده‌باشد، در پایان هر دو ردیف بایستی اختلاف حساب صفر شود. در این روش اطلاعات مربوط به فایل با رنگی متفاوت مشخص می‌شوند. «جزئیات اطلاعات فراخوانی‌شده» از فایل نیز در بخشی با همین عنوان جهت بررسی اطلاعات خام فراخوانی‌شده وجود دارند.

 

 

نرم افزار حسابداری طلا و جواهر تمام عیار

فهرست