کاربران به افرادی گفته می‌شود که مشخصات آنها در سیستم ثبت شده و با یک کد منحصربه‌فرد (کدکاربری) شناخته می‌شوند. تعریف کاربران وظیفه مدیرسیستم است. در این بخش به‌صورت خلاصه نحوه‌ی تعریف کاربر توضیح داده شده است.
» تنظیم گروه کاربری و سطوح دسترسی
» مدیریت کاربران
کاربران برنامه که همان کارمندان شما هستند دارای وظایف مختلف و محدودیت‌های متفاوت هستند. همه‌ی کارمندان از همه‌ی اسرار شما مطلع نیستند و قرار هم بر این‌است که این وضعیت کماکان ادامه داشته باشد. جهت تفکیک وظایف اشخاص و تقسیم مسوولیت‌ها، گروه‌های مختلفی می‌توان ایجاد کرد که هر کدام به یکسری از صفحات، فرایندها، گزارشات و دفاتر دسترسی دارند. هرچند که هنگام تعریف کاربران می‌توان بدون توجه به گروه انتخابی، جزئیات دسترسی کاربران را تغییر داد اما تعریف گروه و اختصاص‌دادن آن گروه به کاربران، سبب راحتی ویرایش دسترسی‌ها و بالارفتن دقت کار می‌شود.
تخصیص دسترسی یک گروه به صفحات ِ دفاتر و گزارشات، مدیریت سیستم، موارد خاص و سایر صفحات کار مشخصی‌ست و با علامت‌گذاری گزینه‌ی مربوطه اجازه‌ی دسترسی داده می‌شود. اما برای فرایندهای سیستم، تعریف دسترسی‌ها، دقت بیشتر در جزئیات را می‌طلبد. فرایندهای سیستم به بخش‌های مختلفی همانند بخش‌های صفحه‌ی اول برنامه تقسیم‌بندی شده‌اند. با علامت‌گذاری بخش مربوطه، جزئیات فرایندهای آن بخش نمایان می‌شود. در این صفحه می‌توان اجازه‌ی درج مورد جدید، ویرایش یا حذف اطلاعات مربوط به آن فرایند را صادر کرد. در کنار این انتخاب‌ها امکان صدور دسترسی چاپ یا تبدیل فهرست‌های مربوطه و یا تحلیل اطلاعات با نمودار هم فراهم است. همچنین امکان انتخاب واحد ارزی به همراه ویرایش یا حذف آن اسناد، برای سیستم‌هایی که از امکانات ارزی استفاده می‌کنند جزء گزینه‌های قابل انتخاب هستند. در کنار این موارد گزینه‌ی ویژه‌ای وجوددارد که بواسطه‌ی آن می‌توان مشاهده‌ی مستندات را محدودکرد وبه جای نمایش همه‌ی فاکتورها و اسناد، فقط اسنادی را نمایان ساخت که توسط همان کاربر ثبت شده‌اند. این ویژگی باعث دقت کار، جلوگیری از هرزروی و درز اطلاعات و همچنین بالارفتن درجه‌ی مسوولیت‌پذیری کاربران می‌شود.
در سیستم به‌صورت پیش‌فرض گروه‌هایی با نام مدیران، حسابداران، فروشندگان، مسوولین مخراج‌کاری و تعمیرات و دسترسی‌های محدود تعریف‌شده‌است. شما می‌توانید این گروه‌ها را تغییرنام داده یا دسترسی‌های آنها را ویرایش کنید. همچنین می‌توانید بدون هیچ محدودیتی گروه‌های مختلفی را به سیستم معرفی کنید.
تعریف کاربر جدید
مدیرسیستم بایستی برای هریک از اعضاء یک پرونده ایجاد کند. کدکاربری اختصاص داده شده به کاربر می‌تواند مجموعه‌ای از اعداد و حروف باشد امابهتر است این کد به‌نوعی نمایانگر هویت واقعی شخص باشد تا تشخیص کاربر از طریق کد نیز به سادگی میسر باشد. کلمه‌ی رمز هر کاربر بایستی فقط در اختیار همان کاربر باشد هرچند که هر کاربری به‌صورت جداگانه امکان تغییرکلمه‌ی رمزش را در تنظیمات سلیقه‌ای‌اش دارد. تکمیل دقیق مشخصات شناسنامه‌ای کاربران در مراحل بعدی به‌کار می‌آید. مثلا دانستن جنسیت کاربر باعث می‌شود هنگام ارسال ایمیل و پیامک به مناسبت‌های خاص و یا ثبت پیشوند صحیح به ابتدای نام وی بدون هیچ اشکالی انجام شود. همچنین درصورتی‌که کاربر از فروشندگان یا تنظیم‌کنندگان رسمی فاکتورها و اسناد است، بهتراست تا باآمدن نام‌اش در فهرست تنظیم‌کنندگان فاکتورها موافقت شود. پس از اختصاص کد و تنظیم مشخصات کاربر، مرحله‌ی بعدی تنظیم سطوح دسترسی وی است. در این قسمت بهترین کار تخصیص یکی از گروه‌های تعریف‌شده‌ی کاربری به شخص و تائید نهایی اطلاعات است.
فعال/غیرفعال سازی حساب کاربران
ممکن است یکی از کاربران برای مدتی نامعلوم در موسسه حضور نداشته باشد و یا اینکه به دلایل مختلف تصمیم به جلوگیری از فعالیت وی را داشته باشید، در این حالت بهتر است به جای حذف کامل کاربر از گزینه «غیرفعال کردن حساب کاربری» استفاده کرد تا علاوه بر محفوط ماندن سابقه کاری کاربر و مهیابودن امکان رجوع به بایگانی کارکرد وی، در صورت حضور مجدد از طریق گزینه فعال سازی، خیلی سریع و بدون دردسر پرونده کاری کاربر فعال شده و امکان دسترسی مجدد وی به حساب کاربری‌اش فراهم شود. لازم به ذکر است که حتا اگر یک کاربر مشغول فعالیت بر روی یکی از کلاینت‌ها باشد، مدیرسیستم می‌تواند در همان لحظه حساب کاربری وی را غیرفعال کند، در این حالت بلافاصله از طریق سیستم اطلاع‌رسانی مورد به کلاینت گزارش شده و از ادامه‌ی فعالیت کاربر جلوگیری می‌شود.