در کنار وظایف مدیریتی، نظارتی و کنترلی یکی از مهمترین وظایف مدیرسیستم مواظبت و مراقبت از پایگاه اطلاعات است. این وظیفه قاعدتا مربوط به نگهداری بهینه از کامپیوتر مرکزی از لحاظ سخت‌افزاری نیز هست. البته مدیرسیستم می‌تواند این وظایف را به کارشناسان کامپیوتر از طریق ایجاد پرونده‌ی کاربری جدید، واگذار کند. بهتر است در کنار ابزارهایی که در این قسمت معرفی می‌شوند هرازچندگاهی وضعیت سیستم‌عامل کامپیوتر مرکزی بررسی شده و اگر سیستم نیاز به Scan Disk یا حذف فایل‌های اضافه دارد، حتما این موارد انجام شوند. به‌هرحال سخت‌افزار و سیستم‌عامل کامپیوتر مرکزی جایی‌ست که پایگاه اطلاعات برروی آن خانه‌ کرده‌است و اگر اشکالی در ساختار این خانه باشد، پایگاه اطلاعات برنامه نیز استواری و استحکام لازم را نخواهد داشت. همچنین بایستی دقت شود که رمز ورود به کامپیوتر مرکزی رمزی مطمئن و غیرقابل شناسایی باشد تا از بروز اخلال در پایگاه جلوگیری به عمل آید. دوباره تاکید می‌شود که رهاکردن کامپیوتر مرکزی و مواظبت نکردن از آن هم امکان خرابکاری عمدی و هم سهوی را در پی خواهد داشت. پس هم از لحاظ سخت‌افزاری و هم نرم‌افزاری از کامپیوتر مرکزی با جدیت مواطبت کنید!

سیستم به‌گونه‌ای تنظیم شده‌است که مدیرسیستم از قدرت انتخاب و عمل زیادی برخوردار است. مسوول اصلی اطلاعات مدیرسیستم است که حتا می‌تواند با فشاردادن کلید «حذف کامل اطلاعات» کل پایگاه اطلاعات و سوابق ثبت‌شده را در یک لحظه ازبین ببرد. این کلید برای حالتی گذاشته شده است که کاربر یک پایگاه آزمایشی ساخته است و می‌خواهد حالت‌های مختلف برنامه را بررسی کند والا به‌هیچ‌وجه استفاده از گزینه‌ی حذف اطلاعات توصیه نمی‌شود. جهت محافظت از اطلاعات و اطمینان از خراب‌نشدن اطلاعات ابزارهایی ایجادشده‌است که در ادامه معرفی می‌شوند.

» تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان اطلاعات
» بازیابی اطلاعات
» ارسال دستور به کامپیوتر مرکزی
» بهینه‌سازی پایگاه اطلاعات
» ترمیم و تنظیم جزئیات اطلاعات

بنابر دلایلی که در بالا گفته شد و جلوگیری از ازدست‌دادن اطلاعات بهترین کار کپی‌برداری از اطلاعات و ثبت آن در یک جای دیگر اعم از سی‌دی، دی‌وی‌دی یا هاردهای مخصوص است. با این کار ضمن آنکه امکان انتقال اطلاعات به کامپیوترهای دیگر فراهم می‌شود به‌فرض خراب‌شدن کامپیوترمرکزی یا انجام خرایکاری می‌توانید از آخرین نسخه‌ی پشتیبان استفاده کرده و مجبور به دوباره‌نویسی داده‌ها نباشید. اخذ نسخه پشتیبان از جمله اموری‌ست که بایستی به‌صورت روزانه انجام شود. هیچ‌گاه اتفاقات آینده را نمی‌توان پیش‌بینی کرد و هرچه تعداد نسخه‌های پشتیبان بیشتری داشته‌باشید، راه‌نگرانی بابت ازدست‌دادن احتمالی اطلاعات تنگ‌ترو بسته‌تر خواهد شد!

علاوه بر این بایستی از نسخه‌های پشتیبان اطلاعات محافظت کرد تا در دسترس نامحرمان قرار نگیرد. به‌همین دلیل امکان رمزگذاری بر روی اطلاعات ذخیره‌شده فراهم‌شده‌است تا بدون نبودن قفل مخصوص و یا بدون واردکردن رمزمخصوصی که هنگام ذخیره‌سازی قیدکرده‌اید، امکان بازیابی اطلاعات فراهم نباشد. فایل‌های backup برنامه از فرمت مخصوصی استفاده می‌کنند که بازکردن آنها از برنامه‌های دیگر فعلا ممکن نیست. مسیر ذخیره اطلاعات به‌صورت پیش‌فرض در دایرکتوری My Mosabbeh است که نحوه‌ی تغییر مسیر آن هنگام پوشه‌ی My Mosabbeh مشخص می‌شود. فایل اطلاعاتی به‌نام تاریخ روز ساخته‌شده و جهت بایگانی دراختیار شما قرار می‌گیرد.

اگر اطلاعات خراب شده باشد یا سیستم کامپیوتر مرکزی تغییرکرده باشد، می‌توانید آخرین نسخه‌ی پشتیبانی را که در مرحله‌ی قبل تهیه‌کرده‌اید، بازیابی کنید. این امر سبب می‌شود کلیه‌ی کارهایی که تا آن لحظه انجام ‌داده‌اید، باطل‌شده و اطلاعات نسخه‌ی پشتیبان، جایگزین اطلاعات خراب‌شده شوند. اگر اطلاعات فعلی شما سالم است قبل از بازیابی اطلاعات نسخه پشتیبان، مطمئن شوید که از اطلاعات فعلی کپی‌برداری کرده‌اید تا درصورت انجام ناموفق بازیابی، امکان رجوع به اطلاعات فعلی خود را داشته باشید.

همچنین اگر از کاربران قدیمی برنامه هستید و نرم‌افزار خود را از نسخه‌های پیشین به نسخه‌ی فعلی ارتقاء داده‌اید، از گزینه‌ی «بازیابی اطلاعات نگارش‌های پیشین» فایل حاوی اطلاعات را انتخاب کرده و عملیات تطبیق با نسخه جدید را برعهده سیستم بگذارید تا به‌صورت اتوماتیک عملیات تبدیل اطلاعات شما به اطلاعات قابل پردازش توسط نسخه‌ی جاری انجام شود.

اگر لایسنس شبکه را خریداری کرده‌باشید و قصد داشته باشید که به‌صورت اصولی از کامپیوتر مرکزی خود استفاده کنید، یکی از پیشنهادات ما گذاشتن کامپیوتر مرکزی در یک محل مناسب، روشن‌کردن آن، ورود به برنامه با قفل مخصوص و فعال‌کردن سیستم اطلاع‌رسانی‌ست. با این وضعیت امکان ارسال دستور به کامپیوتر مرکزی از روی کامپیوترهای دیگر و بدون نیاز مراجعه مکرر به آن کامپیوتر میسر می‌گردد. شما می‌توانید به کامپیوتر مرکزی دستور دهید که از اطلاعات یک نسخه‌ی پشتیبان تهیه کند، قایل اطلاعاتی سیستم را طبق تنظیمات شما بهینه‌سازی کرده و یا اطلاعات قیمت تمام‌شده‌ی کالاها را بازسازی کند. در این حالات ضمن کم‌شدن بار سیستم شما و محفوظ ماندن کامپیوتر مرکزی از گزند فایل‌های مزاحم، امورمحوله به‌سرعت و دقت انجام می‌شود. دقت داشته باشید که فقط درصورتی شما می‌توانید از اطلاعات نسخه‌ی پشتیبان تهیه کنید که با یک کدکاربری مجاز با داشتن دسترسی مدیریت، به کامپیوترمرکزی ورود کرده‌باشید. با این دستورات، شما نیازی به این‌کار نداشته و فقط با یک کلیک از کامپیوترمحلی خود، به مقصود خود خواهید رسید.

دربعضی مواقع اضطراری مانند لحظات احتمالی هک و نفوذ به‌راحتی می‌توانید به کامپیوترمرکزی دستور دهید تا خود را خاموش کند و یا مجددا سیستم را راه‌اندازی کند. درست‌است که با این کار، پایگاه اطلاعات از دسترس شما نیز خارج می‌شود اما ضریب امنیت کار نیز بالا خواهد رفت! لازم به ذکر است که ارسال دستور به کامپیوتر مرکزی درصورتی جواب خواهد داد که تنظیمات سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای بر روی کامپیوتر مرکزی انجام شده‌باشد.

Microsoft SQL Server همانند باقی پایگاه‌های اطلاعات نیازمند مراقبت، نگهداری و رفع اشکالات احتمالی‌ست. این سامانه دارای یکسری دستورات برای انجام این قبیل امور است که جهت آشنایی می‌توانید آنها را در سایت MSDN مطالعه کنید. در صفحه مربوط به این فرایند، مشابه دستوراتی که در سایت وجود دارد، انشاء شده‌است.

عملیات بهینه‌سازی همانند تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان یا بازیابی اطلاعات، فقط از روی کامپیوتر مرکزی یا از طریق ارسال دستور به کامپیوتر مرکزی انجام می‌شود. از طریق این فرایند اشکالات احتمالی پایگاه طبق انتخاب‌های شما، رفع شده و فایل‌ حاوی اطلاعات از ناخالصی و حجم زیاد خلاص می‌شود! هنگام علامت‌زدن بعضی قسمت‌ها سیستم به شما اعلام می‌کند که مجبور است برای انجام درخواست شما کلیه‌ی ارتباطات کاربران را قطع کند. در این حالت کاربران بایستی منتظر بمانند تا فرایند موردنظر در کامپیوتر مرکزی انجام شود و پس از اتمام کار از طریق سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای به اطلاع کامپیوترهای کاربران خواهد رسید که به‌ادامه‌ی فعالیت خویش مشغول شوند.

انجام بهینه‌سازی در مقاطع مختلف و در حالتی که سیستم دچار اشکالی هم نشده است، نه‌تنها بد نیست که اگر تلاقی با زمان کار کاربران ایجاد نکند، انجام‌دادن‌اش به‌صورت روزانه و ودر پایان زمان کاری و یا هنگام شروع کار، ‌توصیه می‌شود.

تنظیم وضعیت شماره‌ی سریال فاکتورهای مختلف
ممکن است هنگام کار با اسناد و فاکتورها، بعضی شماره‌های سریال را به‌دلایل مختلف مانند حذف‌کردن یا ابطال‌ یک فاکتور ازدست داده‌باشید. همچنین ممکن است قصد داشته باشید شماره‌ی سریال فاکتورها را از عدد خاصی شروع کنید و یا اینکه بخواهید سریال‌هایی که از این به بعد ثبت می‌شوند از مبنایی متفاوت شروع شوند. انجام همه‌ی امور فوق از طریق گزینه«تنظیم وضعیت شماره‌ی سریال فاکتورهای مختلف» میسر خواهد شد. هنگام انتخاب گزینه‌ها در صفحه‌ی مربوط به فرایند، توضیحات کاملی داده شده است.

دوباره سازی اطلاعات قیمت تمام‌شده‌ی کالاها
دوباره‌سازی اطلاعات قیمت تمام‌شده برای آن دسته از کاربرانی‌ست که از مخراجکاری، آبکردن و ریگیری، تعمیرات، تبدیلات و پیاده‌سازی جواهرات استفاده می‌کنند. نیاز به دوباره‌سازی اطلاعات به آن علت است که در شرایطی، اطلاعات یک فاکتور وارده‌ی قدیمی ویرایش شده و یا حذف می‌شود، همچنین ممکن است اطلاعات جدیدی در بین تاریخ‌های ثبت شده، درج گردد. انجام این امور باعث می‌شود فی‌تمام‌شده‌ی اجناس ارسالی به هریک از عملیات‌های نامبرده تغییر کند و از آنجایی که این فی‌ها در فاکتور مربوطه ثبت شده‌اند -تا بوسیله‌ی آنها فی‌تمام‌شده‌ی اجناس جدید محاسبه شود- هر گونه تغییر باعث بوجود آمدن تغییر دیگری در اطلاعات بعدی و بعدی می‌شود. با انجام عملیات دوباره‌ سازی، اطلاعات ثبت‌شده در اسناد تولیدی مجددا تنظیم می‌شود. واین باعث می‌شود بهای تمام‌ شده‌ی اجناس تولیدی کاملا صحیح باشد. و حساب سود و زیان، واقعی و منطبق با اسناد باشد. جهت توضیحات بیشتر به صفحه‌ی مربوطه مراجعه کنید.