سایر فرایندها و ابزارهای شخصی کاربران

برای کاربران امکانات متعددی وجود دارد. سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای برای راحتی ارتباط و کار کاربران طراحی شده‌است. در این بخش ابزارهایی معرفی شده‌اند که به‌صورت اختصاصی در اختیار یک کاربر قرار گرفته و حکم برنامه‌های اختصاصی کاربران را دارند.

» یادداشت‌های خصوصی
» تقویم کاری و مناسبات عمومی
» صندوق پستی

کاربران می‌توانند یادداشت‌های شخصی و خصوصی خود را با قید تاریخ و ساعت در سیستم به‌ثبت برسانند. این یادداشت‌ها شخصی‌ست و شخصی می‌مانند. یکی از قسمت‌های عنوان یا شرح یادداشت بایستی حتما پرشده‌باشد تا یادداشت شخصی کاربر وارد پایگاه اطلاعات شود. یادداشت‌ها در یک جدول مجزا در قسمتتقویم و یادداشت بایگانی و نگهداری می‌شوند.

 

این گزینه برای اسفاده‌ی کلیه‌ی کاربران سیستم بوده و جهت ثبت مناسبت‌های مختلف عمومی و شرکتی در تقویم مخصوص موسسه طراحی شده است. مناسبت‌ها براساس روز و ماه از هم جداشده و اگر فقط مخصوص یک‌سال نباشند در این‌صورت سال بعد درهمان روز و ماه دوباره تکرار می‌شوند. درکنار تعیین مناسبت، وضعیت تعطیلی روزهای مختلف سال نیز با همین فرایند مشخص می‌شود.

تعداد مناسبت‌ها برای یک روز هیچ محدودیتی ندارد و توسط همه‌ی کاربران دیده‌ می‌شوند. مناسبت‌های هر روز علاوه بر نمایش در قسمت همه چیز درباره‌ی امروز هنگام اشاره کاربر به تاریخ روز در بالای صفحه اول نیز نمایش داده می‌شوند. درصورت تکمیل دقیق و صحیح تقویم، امکان استفاده از آن در دوره‌های مالی دیگر با استفاده از فرایند فراهم خواهد بود.

درحالت شبکه هر کاربر دارای یک صندوق‌پستی مخصوص خود است. با استفاده از این سیستم، امکان ارسال و دریافت نامه از باقی کاربران و مدیرسیستم به‌صورت خصوصی فراهم می‌شود. هنگام ارسال نامه می‌توان آنرا به یک کاربر، یک گروه از کاربران و یا همه‌ی کاربران ارسال کرد. موضوعات صندوق پستی قابل تنظیم در آماده‌سازی اطلاعات بوده و به‌صورت پیش‌فرض موضوعات اطلاع‌رسانی، انتقاد، تشکر، ‌پشنهاد و نظرخواهی قید شده‌است. از دیگر موضوعات پیش‌فرض که کارایی صندوق‌پستی را بیشتر می‌کند اعلامتماس‌های تلفنی انجام‌شده با کاربر توسط منشی مربوطه در زمان‌های دردسترس‌نبودن کاربر است. علاوه بر موضوع، عنوان و شرح نامه‌ی ارسالی را نیز می‌توان تکمیل کرد.

نامه‌ی ارسالی در «فهرست کلیشه‌های ارسال» کاربر ارسال‌کننده ذخیره می‌شوند. بخش «گزارش نامه‌های ارسالی» آخرین وضعیت نامه را معلوم می‌کند. این گزارش مشخص می‌کند که نامه‌ی ارسال‌شده در چه ساعتی توسط گیرنده‌ی نامه دیده‌شده‌است. همچنین اگر نامه توسط گیرنده حذف شده‌باشد زمان روی‌دادن این اتفاق گزارش می‌شود. صندوق پستی در بخش فهرست نامه‌های دریافتی «نامه‌های جدید» و «نامه‌های خوانده‌شده» را از هم جدا کرده و در قسمت‌های مختلف به شما نمایش می‌دهد. خواندن نامه در صفحه‌ای مخصوص انجام می‌شود و می‌توان نامه‌ی دریافتی را پاسخ داد و یا اینکه به دیگران ارسال کرد. محتوای نامه‌ی دریافتی را همچنین می‌توان با پیامک و یا ایمیل نیز پاسخ داد. در نامه‌های دریافتی مشخصات فرستنده به همراه تاریخ و ساعت دقیق ارسال قید شده‌است. هنگام پاسخ به یک نامه، محتوای نامه‌ی دریافتی به انتهای شرح نامه‌ی ارسالی پیوست می‌شود.

صندوق پستی از امکانات سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای استفاده می‌کند. تعداد نامه‌های رسیده به شما در کادر مخصوص اطلاع‌رسانی صفحه‌ی اول در یک نمایه‌ی مخصوص آشکار می‌شود که با کلیک بر آن به صندوق پستی وارد خواهید شد. این گزینه دارای یکی از آواهای اطلاع‌رسان است. درصورت خواندن همه‌ی نامه‌های صندوق پستی، نمایه‌ی سیستم ‌اطلاع‌رسانی حذف می‌شود. لازم به‌ذکر است که برای آشکارشدن نمایه‌ی سیستم اطلاع‌رسانی نیازی به تازه‌سازی اطلاعات سیستم نیست و درصورت اتصال همه‌ی اجزاء سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای این اطلاع‌رسانی به‌سرعت و بلافاصله پس از ارسال نامه به شما فعال شده و خود را مجددا فراخوانی می‌کند

نرم افزار حسابداری طلا و جواهر تمام عیار

فهرست