مهمترین کاری که در برنامه حسابداری طلافروشی بایستی با دقت انجام دهید، ثبت اسناد و اطلاعات است. باقی قسمت‌های نرم افزار حسابداری طلا فروشی اعم از گزارشات، تنظیمات حسابداری، تحلیل‌ها و روابط بین فرایندها به‌صورت اتوماتیک توسط سیستم حسابداری طلافروشی انجام می‌شود. در طراحی صفحات مختلف برنامه آنچه بیش از هرچیزی درنظر گرفته‌شده، راحتی کار، ساده بودن و مشابه بودن صفحات اسناد و اطلاعات، جهت ثبت سریع داده‌ها و آشنایی سریع‌تر با برنامه است.
» عناوین ثابت
» آخرین قیمت‌ها
» دفاتر فی و اجرت
عناوین ثابت مجموعه‌ای از شرح‌ها و نام‌های ثابتی‌ست که برای جلوگیری از نوشتن‌های مکرر، از پیش تعریف کرده و در جعبه‌های حاوی اطلاعات گزینشی قرار داده می‌شوند. در اینصورت بجای نوشتن هرباره‌ی گزینه‌های مختلف، امکان انتخاب آنها از جعبه‌های حاوی اطلاعات فراهم می‌شود. گروه‌های مختلف مربوط به اشخاص، هزینه‌ها، درآمدها، خدمات دریافتی و پرداختی؛ نرخ‌های بازاریابان، روش‌های دریافت و پرداخت بانکی، فهرست بانک‌های مطرح، عناوین چک‌های دریافتی و پرداختی، نوع و نام کالاها مختلف، نحوه‌ی تراش، رنگ و نحوه‌ی سوارشدن سنگ‌های جواهرات، جزئیات مشخصات انواع سکه، واحدهای شمارش کالا و خدمات، نام شهرهای مختلف با کدهای مخابراتی، موضوعات بانک جامع اطلاعات ، پیشوندهای نام اشخاص، نام ریگیری‌ها و موضوعات صندوق پستی از جمله مواردی هستند که در این قسمت ثبت و نگهداری می‌شوند. گروهی از این عناوین مانند تیپ‌های کاری اشخاص، فقط در صفحه‌ی عناوین ثابت قابل تغییر هستند و اگر در این صفحه موردی برای آنها ثبت نشده‌باشد، ضمن خالی‌بودن جعبه‌های مربوطه، امکان نوشتن مقادیر جدید هنگام ثبت اطلاعات و اسناد برایشان وجود ندارد. اکثر این عناوین دارای مقادیری به‌صورت پیش‌فرض هستند که بازیافت آنها از طریق گزینه‌ی «برگردان مقادیر پیش‌فرض» ممکن می‌شود. همچنین هنگام ویرایش بعضی عناوین ثبت‌شده مانند تیپ‌کاری اشخاص، گزینه‌ای وجود دارد که تغییر انجام‌شده را در همه‌ی اسناد و اطلاعات پیشین جاری می‌سازد.
قیمت کالاهای مختلف مرتبا در حال تغییر است. ثبت آخرین قیمت‌ها هنگام آگاهی یافتن از تغییرات قیمتی ضمن اینکه قدرت تجزیه و تحلیل شما را افزایش می‌دهد، سبب به‌دست‌آوردن یک بایگانی کامل از جزئیات تغییرات قیمت کالاهای مختلف خواهید شد. قیمت روز طلا در محاسبات حسابداری فروش استفاده می شود. اما مهمترین وجه تنظیم آخرین قیمت‌ها، استفاده از آخرین قیمت‌های ثبت‌شده، هنگام ثبت فاکتورها و اسناد مختلف در برنامه است. اگر آخرین قیمت کالاها ثبت شده‌باشد و در تنظیمات سلیقه‌ای فروش اولویت را به جستجو در آخرین قیمت‌ها داده باشید، هنگام ثبت فاکتور فروش، آخرین قیمت کالای انتخابی از پایگاه فراخوانی شده و به عنوان قیمت پیشنهادی نوشته می‌شود. البته قیمت طلا، پلاتین و ارز که در فاکتورهای معاملات و بعضی عملیات مورد استفاده قرار می‌گیرد، مرتبا از فهرست آخرین قیمت‌ها فراخوانی می‌شود. در آخرین قیمت‌ها، علاوه بر مواردی که ذکر شد امکان درج آخرین قیمت خدمات پرداختی و حتا دریافتی نیز فراهم است تا کاربران امکان تشخیص آخرین قیمت‌های انواع کالا و خدمات را داشته باشند.
آبکاران، واحدهای تعمیراتی و مخراجکاران معمولا از اجرت‌ها و فی‌های مشخصی برای ارایه‌ی خدمات استفاده می‌کنند. در حسابداری طلافروشی ثبت این فی‌ها، ضمن آسان‌کردن ثبت عملیات مربوطه، نقش حافظه‌ای مطمئن و منطقی را برای شما ایفا می‌کند. در دفاتر فی و اجرت، امکان ثبت اجرت آبکاری و تعمیرات یک نوع کالا توسط آبکاران یا تعمیراتی‌های مختلف در بخش‌های مختلف وجود دارد. در دفتر اجرت مخراج‌کاری، می‌توان مشخص کرد که یک مخراجی ، یک سنگ با نوع وتراش مشخص را به چه قیمتی سوار می‌کند. همچنین می‌توان نحوه‌ی سوارکردن سنگ و قیمت هر روش را به‌صورت جداگانه به‌ثبت رساند.