در برنامه سیستم‌های مستقل و متنوعی وجود دارد که برای کنترل بهتر روندها و ایجاد بسترهای مناسب برای ارتباطات کاری و اطلاع‌رسانی شبکه‌ای ایجاد شده‌اند. در این بخش سیستم‌های موجود در برنامه معرفی شده و به روش‌های کار با آنها اشاره‌هایی شده‌است.
» تنظیم سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای
» سیستم اطلاع‌رسانی شبکه‌ای
» سیستم ارتباطات شبکه‌ای
» سیستم اطلاع‌رسانی عمومی
تنظیم سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای
این عنوان به مجموعه فرایندهایی اطلاق می‌شود که وظیفه‌ی ارتباط بین کاربران کامپیوترهای موجود در شبکه و بهنگام‌سازی رویدادها را برعهده دارند. سیستم ارتباطات شبکه‌ای متشکل از چهار ابزار ویژه است که امکان تبادل پیام، تصویر و درخواست‌های مشخص را مابین کاربران کامپیوترها برقرار می‌کند و همچنین اتاق‌های طراحی‌شده‌ی مخصوص را جهت گفتگو یا کنفراس در اختیار آنها قرار می‌دهد. سیستم اطلاع‌رسانی شبکه‌ای و سیستم اطلاع‌رسانی عمومی نیز شامل مجموعه فرایندهای اتوماتیکی‌ست که وظیفه‌ی اطلاع‌رسانی به کاربران و بهنگام‌سازی رویدادها و تغییرات را بر عهده دارند. جهت استفاده از این ویژگی، نیاز به انجام تنظیمات مختصری‌ست که البته به‌صورت پیش‌فرض در برنامه تعریف و تنظیم شده‌است.
اگر از لایسنس شبکه استفاده می‌کنید، در صفحه‌ی مخصوص کاربران پنجره‌ای وجود دارد که ارتباط بین کاربران کامپیوترها را کنترل کرده و دربرگیرنده‌ی کلیدهای دسترسی به فرایندهای ارتباطی‌ست. اگر خواهان استفاده از امکانات و فواید کارآمد سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای هستید بایستی یکی از درگاه‌های ارتباطی (PORT) کامپیوترهای شبکه را به این سیستم اختصاص دهید. به‌صورت پیش‌فرض از درگاه ارتباطی شمارهی ۶۰۶۰ برای این ارتباطات استفاده می‌شود که اگر به‌هر دلیل مایل به استفاده از این درگاه نیستید می‌توانید آنرا در همه‌ی کامپیوترهای متصل به شبکه که از این برنامه استفاده می‌کنند، تغییر دهید. لازم به ذکر است که در اولین اجرای برنامه، ممکن است Fire Wall ویندوز و یا ویروس‌گیر نصب شده بر سیستم عامل رایانه‌ی شما نسبت به استفاده از این درگاه ارتباطی از شما استعلام کند که قاعدتا بایستی استفاده از این درگاه توسط برنامه‌ی حاضر را مجاز (UnBlock) اعلام کنید. و یا اینکه به فایروال خود رجوع کرده و در قسمت پورت‌ها شمارهی اختصاص یافته را علامت بزنید.
در قسمت پیش‌فرض‌های صفحات و در بخشی که با عنوان «هنگام ورود به برنامه» مشخص شده‌است، امکان تنظیم پیش‌فرض‌های ارتباطی و شمارهی درگاه مشخص شده‌است. لازم‌است توجه داشته باشید که اگر ارتباط بین کامپیوترهای شبکه «فعال‌سازی» نشود، هیچ‌کدام از فرایندها و امکانات سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای کار نخواهند کرد.
هنگام فعال‌سازی ارتباط بین کامپیوترها گزینه‌ای وجود دارد که فهرست کامپیوترهای متصل به پایگاه اطلاعات برنامه را فراخوانی کرده و با ذکر IP آنها را در یک جعبه قرار می‌دهد. کلیدی در بالای جعبه قرار دارد که درصورت کلیک‌شدن، فهرست کامپیوترها را مجددا فراخوانی و به‌روز می‌کند. این فهرست هنگام ارسال پیام، تصویر، دستور و دعوت‌نامه به عنوان جعبه‌ی حاوی فهرست کامپیوترها نمایش داده شده و امکان تازه‌سازی فهرست کامپیوترها در محیط‌های ذکرشده نیز وجود دارد.
اگر تنظیمات سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای انجام شده‌باشد، درصورتی که در یکی از کامپیوترها تغییری در هر یک از عناوین زیر صورت بگیرد، بلافاصله تغییرات انجام‌شده در همه‌ی کامپیوترهای متصل به شبکه، بدون نیاز به تازه‌سازی اطلاعات، اعمال می‌شود. در صورت غیرفعال‌بودن ارتباطات شبکه‌ای برای برخوردارشدن سایر کامپیوترها از آخرین تغییرات صورت‌گرفته، هر کامپیوتری بایستی جداگانه اقدام به تازه‌سازی اطلاعات خود نماید.
اعلام آگاهی‌ها و هشدارهای اضطراری
اگر مشخصات یک کاربر توسط مدیرسیستم تغییر کند و یا دسترسی وی به اطلاعات محدوده شده یا حذف موقت شود، بلافاصله کامپیوتری که آن کاربر بر روی آن مشغول فعالیت است ابلاغیه را به اطلاع وی خواهد رساند. همچنین اگر تنظیمات اصلی سیستم تغییر کند، صفحه‌ی مخصوص پرسش‌ها در کامپیوترهای کاربران ظاهرشده و از آنها درباره‌ی تازه‌سازی اطلاعات سوال می‌کند. درصورت اضافه‌شدن مناسبت جدید به تقویم کاری و مناسبات عمومی، این تغییر بدون هیچ وقفه‌ای در همه‌ی کامپیوترها ثبت می‌شود و صفحه‌ی همه چیز درباره‌ی امروز به‌روز می‌شود. این صفحه همچنین هنگام درج مورد جدید در بانک جامع اطلاعات نیز تازه‌سازی خواهد شد. درصورتی که کامپیوتر مرکزی به هردلیلی از دسترس خارج شود پیغامی از طریق این سیستم به‌اطلاع کلیه‌ی کاربران رسیده و پس از اینکه دوباره در دسترس قرار گرفت، وضعیت جدید خود را جهت ادامه‌ی کار به اطلاع کاربران می‌رساند.
به‌روزکردن آخرین قیمت‌ها
درصورت تغییر آخرین قیمت انواع طلا، پلاتین، نقره یا واحد ارزی سیستم، کلیه‌ی صفحات مربوط به آخرین قیمت‌ها در همه‌ی کامپیوترهای متصل به شبکه به‌روز شده و جداول پائین صفحه‌ی همه چیز درباره‌ی امروزمجددا ساخته می‌شوند.
به‌روزکردن جعبه‌های حاوی اطلاعات گزینشی
درصورتی که هر یک از جعبه‌های حاوی اطلاعات گزینشی اعم از عناوین ثابت و سرفصل‌های تفصیلی تغییر کنند، یعنی اینکه مورد جدیدی به آنها اضافه شود و یا یکی از ردیف‌ها ویرایش و حذف شود، این تغییرات به‌شرط فعال‌بودن ارتباط شبکه‌ای، بدون آنکه وقفه و یا خللی در کار کاربران کامپیوترها ایجاد کند، بلافاصله در همه‌ی کامپیوترهای متصل به شیکه اعمال خواهد شد.
نصب اعلانات جدید
اگر در ساعات کاری و هنگام کار کاربران با کامپیوترها اعلان جدیدی در تابلوی اعلانات درج شود، یک کلید در بالای صفحه‌ی اول همه‌ی کامپیوترهای متصل به شبکه ظاهر می‌شود که نمایانگر وجود اعلان جدید در تابلوی اعلانات است. تا زمانی که کاربر گزینه‌ی «خوانده شد» در پائین صفحه‌ی همه چیز درباره‌ی امروز را علامت نزند این کلید در بالای صفحه‌ی اول باقی خواهد ماند.
اعلام تعداد پیام‌های جدید صندوق پستی
در صورتی که نامه‌ی جدیدی به صندوق پستی کاربران ارسال شود ، کلیدی مطابق با شکل که تعداد نامه‌های جدید خوانده نشده را مشخص می‌کند در بالای صفحه‌ی اول کامپیوتر کاربر مذکور اضافه می‌شود. این کلید تا زمانی که تعداد نامه‌های خوانده‌نشده بیشتر از یک باشد در جای خود باقی خواهد ماند. در صورتی که نامه باز شود و یا به دیگران ارسال شود، آن نامه از فهرست نامه‌های جدید خارج خواهد شد.
در صفحه‌ی مخصوص کاربران پس از تنظیمات سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای و پس از فعال‌شدن ارتباط، چهار گزینه‌ی متفاوت ظاهر می‌شوند که علامت‌داشتن هر کدام حکم اجازه‌‌دادن به باقی کاربران جهت ارسال دعوت‌نامه برای گفتگو، ارسال پیام، تصویر و یا دستور است. در صورت برداشتن علامت هر کدام از این گزینه‌ها، امکان اجراشدن آن فرایند بسته شده و کاربران دیگر نمی‌توانند اقدام به ارسال تصویر، پیام، دستور و یا دعوت‌نامه کنند. این گزینه‌ها به کاربران امکان می‌دهد که به‌راحتی و با روش‌های مختلف با یکدیگر در ارتباط باشند. فرایندهای مطرح‌شده در این بخش به همراه فرایند ارسال دستور به کامپیوتر مرکزی سیستم ارتباطات شبکه‌ای برنامه را تشکیل می‌دهند. لازم به ذکر است که اگر IP استاتیک یک کامپیوتر برروی اینترنت را بدانید و آن کامپیوتر نیز از برنامه‌ی حاضر استفاده کند، امکان استفاده از دستورات و فرایندهای زیر در محیط اینترنت نیز فراهم می‌شود. شرط این ارتباط آن است که هر دو کامپیوتر دارای یک IP استاتیک یا معتبر (valid) باشند.
ارسال پیام
با استفاده از این فرایند امکان ارسال متنی دلخواه با عنوانی خاص به یک کامپیوتر یا همه‌ی کامپیوترهای موجود در شبکه فراهم می‌شود. پس از تائید و ارسال اگر کامپیوتر گیرنده امکان دریافت پیام را غیرفعال نکرده باشد، بلافاصله پیام ارسالی در یک صفحه‌ی مخصوص در کامپیوتر مقصد نمایان می‌شود. رسید یا عدم رسید پیام به ارسال‌کننده اعلام می‌شود.
ارسال تصویر
با استفاده از این فرایند امکان ارسال یک تصویر که از اطلاعات هارد کامپیوتر مبدا انتخاب می‌شود به یک کامپیوتر یا همه‌ی کامپیوترهای موجود در شبکه فراهم می‌شود. پس از تائید و ارسال اگر کامپیوتر گیرنده امکان دریافت تصویر را غیرفعال نکرده باشد، بلافاصله تصویر ارسالی در یک صفحه‌ی مخصوص که قابلیت بزرگ و کوچک‌کردن تصویر را دارد، در کامپیوتر مقصد نمایان می‌شود. تصویر دریافتی را می‌توان به‌دیگران ارسال کرده، برروی هارد ذخیره کرده و یا آنرا ایمیل کرد. رسید یا عدم رسید تصویر به ارسال‌کننده اعلام می‌شود.
ارسال دستور
از طریق این گزینه می‌توان به کامپیوتر دیگری که در شبکه وجود دارد و امکان دریافت دستور را فعال کرده است، درخواست و یا دستور مشخصی را ارسال کرد. اولین گزینه بدون آنکه نیازی به بازخوردی از کاربر فعال در کامپیوتر مقصد باشد، مشخصات کاربر فعال در کامپیوتر مقصد را اعلام می‌کند. دو دستور بعدی از کامپیوتر مقصد می‌خواهد که صف‌های ایمیلها یا پیامک‌ها را بررسی کرده و اگر مورد جدیدی برای ارسال‌کردن وجود دارد، آنها را ارسال کند. البته از آنجایی که سامانه‌ی ایمیل و سامانه‌ی پیامک از سیستم تقسیم شبکه‌ای استفاده می‌کنند، اگر ایمیل یا پیامک جدیدی که باید از طریق یک کامپیوتر ارسال شود به صف ارسال اضافه شود، به‌صورت اتوماتیک دستور کنترل و ارسال هم به آن کامپیوتر داده خواهد شد. این دستور صرفا برای مواقعی‌ست که کامپیوتر مقصد دستور ارسال ایمیل و پیامک را لغو کرده و ضرورت کار را نادیده گرفته‌است. دو دستور بعدی نیز به همین سیاق رفتار می‌کنند با این تفاوت که ممکن است به دلیل اشتباه در تنظیم ایمیلها و پیامک‌ها، بایستی هر چه سریعتر ارسال آنها متوقف شود. این دستورات از کامپیوتر مقصد می‌خواهند که عملیات ارسال ایمیل و پیامک را متوقف کند. دستور «اطلاعات سیستم‌ات را به‌روز کن» وقتی کارآیی دارد که تنظیمات اصلی سیستم تغییر کرده‌است و کاربران کامپیوترها بایستی با تنظیمات جدید هماهنگ شوند.
آخرین دستور مهمترین دستور است که براساس آن می‌توان کامپیوتر مقصد را به مشاهده‌ی یک سند مشخص دعوت کرد. از این فرایند می‌توان برای مواقعی استفاده کرد که یک مدیر یا مسوول نیازمند خواندن و اطلاع‌داشتن از سند یا اسناد‌ی‌ست که خود قادر با یافتن آنها نیست و یا اینکه وقت کافی برای جستجوی آن اسناد را ندارد. همچنین برای اطلاع‌رسانی‌های ویژه در شرایط خاص کارایی این دستور نمایان‌تر می‌شود. به‌هرحال! شما می‌توانید اطلاعات مربوط به مشتریان / کالاها/ چک‌ها و.. فاکتورها را یافته و با ذکر شمارهی سریال آن اسناد، نشانی آن سند را به کامپیوتر مقصد بفرستید تا کاربر موردنظر به سرعت به آن اطلاعات دسترسی یابد. قبول یا عدم قبول دستور شما برعهده‌ی کامپیوتر مقصد است.
ارسال دعوت‌نامه و ورود به تالار گفتگو
گفتگوی آنلاین کاربران محیطی شبیه به چت‌روم‌های اینترنتی‌ست که جهت تسریع در روند ارتباطات کاری و پرهیز از مکالمات صوتی یا حضوری طراحی شده‌است. روند کار بدین‌صورت است که ابتدا یک دعوت‌نامه جهت گفتگو برای یک کاربر صادر شود و درصورتی که با درخواست گفتگو موافقت شود هر دو کاربر به تالار گفتگو وارد می‌شوند و به ادامه‌ی مکالمات خود می‌پردازند. در این میان اگر کاربر دیگری هم تقاضای ورود به تالار گفتگو را داشته باشد می‌تواند به این تالار وارد شود. تالار گفتگو می‌تواند میزبان کلیه‌ی کاربران سیستم باشد و همه‌ی آنها می‌توانند متون موردنظرشان را نوشته و محیط را شبیه یک کنفرانس کنند. متن‌هایی که نوشته می‌شود را می‌توان ایمیل و یا پیامک کرد. این متون را همچنین می‌توان به صندوق پستی کاربران دیگر ارسال کرد.
این فرایندها نیز از زیرمجموعه‌های سیستم اطلاع‌رسانی و ارتباطات شبکه‌ای به‌شمار می‌روند اما به دلیل آنکه مستقل از محیط شبکه نیز معتبر بوده و در لایسنس‌های تک‌کاربره هم وجود دارند، با عنوانی دیگر مشخص شده‌اند. لازم به ذکراست اگر بر کلیدهایی که در بالای صفحه‌ی اول نمایان می‌شوند کلیک شود، به صفحه‌ی فرایند مرتبط با آن کلید ورود خواهد شد.
اعلام یادآوری‌های روز
تعداد یادآوری‌های شخصی مربوط به هر کاربر از طریق کلیدی که در بالای صفحه‌ی اول ظاهر می‌شود، مشخص می‌شوند. پس از سپری‌شدن زمان یک یادآوری و یا حذف یادآوری از تعداد یادآوری‌ها یکی کم شده و وپس از صفرشدن یادآوری‌ها، کلید از بالای صفحه حذف می‌شود
اعلام وضعیت لیست سیاه مشتریان
تعداد اشخاصی که در لیست سیاه مشتریان قرار گرفته‌اند، از فهرست مربوطه خوانده شده و در بالای صفحه‌ی اول با کلیدی که در تصویر مشاهده می‌کنید، نمایش داده می‌شود. این کلید تا زمانی که یک نفر در این لیست وجود داشته باشد، نمایان خواهد ماند.
اعلام وضعیت لیست سبز مشتریان
تعداد اشخاصی که در لیست سبز مشتریان قرار گرفته‌اند، از فهرست مربوطه خوانده شده و در بالای صفحه‌ی اول با کلیدی که در تصویر مشاهده می‌کنید، نمایش داده می‌شود. این کلید تا زمانی که یک نفر در این لیست وجود داشته باشد، نمایان خواهد ماند.
نمایان‌سازی وضعیت صف ایمیلها
تعداد ایمیل‌هایی که به صف ارسال ایمیل وارد شده و منتظر ارسال‌شدن توسط یک کامپیوتر هستند در کادر کلیدی مشابه با این تصویر در بالای صفحه‌ی اول نمایش داده شده و پس از خالی‌شدن صف از بالای صفحه حذف می‌شود. این ایمیلها می‌توانند از کامپیوترهای مختلفی جهت ارسال توسط یک کامپیوتر متصل به اینترنت وارد صف شده باشند.
نمایان‌سازی وضعیت صف پیامک‌ها
تعداد پیامک‌هایی که به صف ارسال پیامک وارد شده و منتظر ارسال‌شدن توسط یک کامپیوتر هستند در کادر کلیدی مشابه با این تصویر در بالای صفحه‌ی اول نمایش داده شده و پس از خالی‌شدن صف از بالای صفحه حذف می‌شود. این پیامک‌ها می‌توانند از کامپیوترهای مختلفی جهت ارسال توسط یک کامپیوتر دارای مودم GSM وارد صف شده باشند.
اعلام تعداد پیامک‌های جدید دریافتی
تعداد پیامک‌های جدیدی که از طریق مودم نصب‌شده بر یک کامپیوتر دریافت شده و هنوز خوانده نشده‌اند، در بالای صفحه‌ی اول و در کلیدی مطابق با شکل نمایان می‌شوند. پس از ورود به بخش دریافت پیامک و اعلام خوانده‌شدن پیامک‌ها، کلید مذکور از بالای صفحه حذف می‌شود.