تنظیمات سیستم ابتدایی‌ترین و اصلی‌ترین گزینه‌ای‌ست که باید توسط مدیرسیستم به‌دقت تکمیل شود. از طریق این گزینه، مشخصات و انتخاب‌های شما به سیستم معرفی می‌شود. بعضی قسمت‌های تنظیمات سیستم آنچنان مهم است که اگر تکمیل نشوند برنامه هیچ‌گاه اجرا نخواهد شد. قسمت‌های زیر را به‌دقت مطالعه کنید وصفحه مدیریت پایگاه اطلاعات را نیز مورد توجه قراردهید.
» مشخصات موسسه
» مشخصات مدیرسیستم
» تنظیمات محاسباتی
» کنترل موجودی و فی‌های ابتدای دوره
» تنظیمات مدیریتی
» هزینه و درآمد عملیاتی
» کدگذاری کالاها
» سایر تنظیمات
» تغییر واحدهای سیستم و تبدیل مبالغ اسناد و اطلاعات
مهمترین بخش این قسمت، تنظیم تاریخ ابتدای دوره‌ی مالی‌ست. تاریخی که در این قسمت نوشته شود به‌عنوان تاریخ ابتدای دوره‌ی مالی به هنگام ورود نمایان می‌شود. و در محاسبات قیمت تمام‌شده‌ی کالاها و تعیین دقیق کاردکس کالاها و الباقی حساب‌ها بسیار موثر خواهد بود. با توجه به این توضیحات دقت کنید تا تاریخ واقعی باشد به‌گونه‌ای که قبل از آن تاریخ، به جز اسناد مربوط به پیش از دوره، هیچ سند دیگری ثبت نشده باشد.
نام مغازه یا موسسه را حتما باید بنویسید تا در قسمت‌های مختلف برنامه از آن استفاده شده و هویت واقعی شما را مشخص کند. پرکردن الباقی قسمت‌ها اختیاری‌ست اما توصیه می‌شود حتما تکمیل شود تا هنگام چاپ و تبدیل اطلاعات از آنها استفاده شود.
مدیرسیستم نفراولی‌ست که بر همه‌ی کارها و امور مربوط به موسسه تسلط داشته و سایر نفرات کاربران وی محسوب می‌شوند. در تکمیل مشخصات مدیرسیستم آنچه از هرچیز دیگری مهم‌تر است استفاده از کدکاربری و کلمه‌ی رمزی‌ست که به‌سادگی دردسترس سایر افراد قرار نگیرد. هرآنکس که با کدکاربری مدیرسیستم وارد برنامه شود قادر خواهد بود هرگونه تغییری در تنظیمات سیستم و یا مشخصات خصوصی کاربران ایجاد کرده و حتا کلیه اطلاعات را حذف کند. محافظت از رمز و تکمیل دقیق اطلاعات، استحکام و دقت سیستم را افزایش می‌دهد. در حقیقت مدیرسیستم یک کاربر ارشد است که وظیفه نگهداری، مراقبت و مدیریت سیستم برعهده اوست. جهت آشنایی بیشتر با خصوصیات کاربران مدیریت کاربران و سطوح دسترسی را مطالعه کنید.
واحد اصلی سیستم می‌تواند یکی از گزینه‌های ریال، تومان یا هزارریال باشد. انتخاب واحد محاسباتی باید یکبار و آنهم قبل از واردکردن هرگونه اطلاعاتی باشد تا مبالغ مغایرتی با هم نداشته باشند. ممکن است شما نیاز به خرده‌های مبالغ نداشته باشید و یا اینکه تصمیم داشته باشید تا خرده‌های مبالغ در فرمت اعشاری محاسبه و نمایان شوند. با این انتخاب و درصورت داشتن ویژگی «تغییر واحد اصلی برنامه به ارزهای دیگر» علاوه بر اینکه شما می‌توانید واحدها را به دلخواه خود تغییر دهید نیز می‌توانید از دلار، یورو، درهم و هر ارز دیگری به عنوان واحد اصلی برنامه‌ی خود در معاملات و محاسبات پولی استفاده کنید. با این حساب و درصورتی که مثلا از یورو به‌عنوان واحد اصلی برنامه استفاده کنید، همه‌ی حساب‌های اصلی به یورو نگه‌داشته شده و درصورت داشتن ویژگی «مدیریت حساب‌های ارزی» می‌توانید از واحد ریال، دلار و یا هر ارز دیگری به‌عنوان حساب جانبی بهره ببرید. نماد یا نام انگلیسی در صورتی ظاهر می‌شود که یک ویرایشگر به حالت انگلیسی برده شده باشد. درصورت تغییر واحد اصلی برنامه بایستی عنوانی که حساب‌های مربوط به آن واحد با آن معرفی می‌شوند نیز از عنوان «ریالی» به عنوان دلخواه شما تغییر کند. این کلمه در صفحات مختلف برنامه با کلمات «حساب»، «مانده حساب»، «گردش» و سایر کلمات مشابه ترکیب شده و عناوین «حساب ریالی»، «مانده حساب ریالی»، «گردش ریالی» و سایر عبارات را بوجود می‌آورد.
واحد ارزی در محاسبات برنامه
درصورت داشتن ویژگی «مدیریت حساب‌های ارزی» قابلیت انتخاب نوع واحد ، ریزواحد، نماد و تعداد ارقام اعشار دراختیار شما قرار می‌گیرد. با استفاده از این ویژگی، امکان مدیریت و کنترل حساب‌های ارزی اشخاص، سهام‌داران، صندوق‌ها، بانک‌ها، هزینه‌ها و درآمدها، چک‌های دریافتی و پرداختی فراهم می‌شود. در کلیه‌ی قسمت‌ها یک حساب به حساب‌های سه گانه‌ی ریالی، طلایی و پلاتین با نام حساب ارزی اضافه می‌شود و با استفاده از فرمول‌های مربوط به تعدیل حساب‌ها و حساب ارزش دفتری، گزارشات حسابداری و دفتری در اختیار شما قرار می‌گیرد. نماد انگلیسی و عنوان مربوط به حساب‌های ارزی طبق توضیحات تنظیم واحد اصلی برنامه بر روی اجزاء تشکیل‌دهنده‌ی حساب‌های ارزی تاثیر می‌گذارد.
اگر اسناد و اطلاعات مختلفی در برنامه ثبت کرده باشید، تغییر واحدهای اصلی یا ارزی سیستم از طریق تنظیمات سیستم ممکن نیست، اما ثبت این تغییرات از طریق تغییر واحدهای سیستم و تبدیل مبالغ اسناد و اطلاعات به راحتی انجام می‌شود.
تعداد ارقام اعشار نرخ برابری واحدها
اگر واحد اصلی برنامه دارای ارزشی بیشتر از واحد ارزی باشد، نرخ برابری آنها به عددی کوچکتر از یک تبدیل می شود که گاها نیاز به تعداد ارقام اعشار زیادی دارد تا بتوان از یک واحد اصلی به یک واحد ارزی دست یافت. در این حالت امکان انتخاب اعشار زیاد (تا نه رقم اعشار) برای این نرخ برابری وجود دارد. به عنوان مثال اگر واحد اصلی برنامه را به دلار اختصاص دهید و قصد استفاده از ریال به عنوان واحد دوم داشته باشید با توجه به اختلاف زیاد ارزش این دو واحد نیاز به حدود ۷ تا ۸ رقم اعشار است؛ چرا که اگر قیمت هر دلار ۱۲۶۰۰ ریال باشد قیمت هر ریال x0/000079365 دلار است که می‌شود «هفتاد و نه هزار و سیصد و شصت و پنج ده‌میلیونیم سنت»! درصورت بیشتربودن ارزش واحد اصلی نسبت به واحد ارزی، هنگام درج فی روز واحد اصلی در قسمت آخرین قیمت‌ها کادری جهت درج فی واحد دارای ارزش بیشتر در اختیار شما قرار می‌گیرد تا محاسبه‌ی ارزش معکوس آن به‌راحتی انجام شود. در مثال فوق به جای وارد کردن عدد x0/000079365 می‌توانید فی هر دلار به ریال را وارد کنید تا فی هر ریال به دلار با وارون‌کردن عدد وارده به‌دست آید!
روش محاسبه‌ی قیمت تمام‌شده‌ی کالاها
در دنیای حسابداری، در محاسبات مربوط به سود و زیان و یافتن قیمت تمام‌شده‌ی کالاها از چندین روش مختلف استفاده می‌شود. بسته به نوع کار و نحوه‌ی نگاه حسابدارانه‌ی شما، انتخاب یکی از سه روش رایج حسابداری برعهده‌ی شما گذاشته شده است.
روش میانگین موزون : این روش یکی از سریعترین روشهای محاسبه قیمت تمام شده است. در این روش میانگین کلیه فی‌های وارده از ابتدای دوره به عنوان فی کاردکس شناخته می‌شود. در این حالت فرض بر آنست که ارزش کالای پایان دوره بایستی از میانگین ارزش تمام کالاهای وارده از ابتدا تا انتهای دوره محاسبه شود.
روش میانگین : این روش یکی از رایجترین‌ترین و موردپسندترین روشهای محاسبه قیمت تمام شده است. در این روش میانگین فی‌های وارده پس از آخرین باری که موجودی صفر شده است به عنوان فی کاردکس شناخته می‌شود. با این حساب ، به فی کالاهایی که پیش از این مصرف شده‌اند توجهی نشده و از میانگین آخرین فی‌های ورودی پس از تمام‌شدن موجودی به عنوان فی کاردس کالاها استفاده می‌شود.
روش FIFO = first in first out : این روش یکی از دقیق‌‌ترین و البته پیچیده‌ترین روشهای محاسبه قیمت تمام شده است. در این روش براساس روند ِ ورود ِ اطلاعات، اولین فی وارده، پس از تشخیص صادره‌ها به عنوان فی کاردکس شناخته می‌شود. در این روش فرض براین است که کالای خریداری شده به ترتیب ورود به مغازه یا انبار، از انبار خارج می گردد. یعنی کالاهایی که ابتدا خریداری شده‌اند، همان ابتدا مصرف‌شده یا به فروش رفته‌اند. و کالایی که در پایان دوره در انبار وجود دارد مربوط به خریدهای آخر است. بنابراین قیمت خرید آنها را به عنوان ارزش موجودی کالای پایان دوره در نظر می گیریم .
حساب چهارم اشخاص/هزینه/درآمد/سهام‌داران
به‌صورت پیش‌فرض، حساب چهارم محاسباتی برنامه، مربوط به کنترل و نگهداری وضعیت حساب و موجودی پلاتین است. اما ممکن است شما در سیستم کاری خویش از پلاتین استفاده‌ای نداشته یا استفاده‌ی بسیار کمی داشته باشید. در این حالت می‌توانید موجودی پلاتین را با حساب موجودی کالاهای جانبی درآمیزید و از نقره به عنوان حساب چهارم استفاده کنید. در این حالت، علاوه بر تغییر حساب چهارم اشخاص،هزینه‌ها، درآمدها و سهام‌داران؛ عناوین موجودی کالا مرتبط با پلاتین اعم از پلاتین ساده، پایه، سوارشده و متفرقه نیز به نقره تبدیل خواهد شد. همچنین عیارهای پلاتین از ۱۰۰۰ و ۸۰۰ به ۱۰۰ و ۸۰ تبدیل خواهد شد. این گزینه فقط تا قبل از ثبت یک موجودی کالا مربوط به پلاتین‌ها یا نقره‌ها فعال خواهد بود و برای فعال شدن مجدد گزینه فوق بایستی کلیه موجودی‌های مرتبط حذف شوند.
سایر تنظیمات محاسباتی
● کاراکتر مشخص‌کننده‌ی علامت ممیز به دلخواه شما تغییر خواهد کرد. این تغییر در مشخصات ویندوز نیز ثبت می‌شود.
● بسته به میزان دقت و نوع دفترداری مورد علاقه‌ی شما، تعداد ارقام اعشار در همه ی محاسبات مربوط به طلا و پلاتین می‌تواند سه یا دو باشد. به عنوان مثال اگر مانده موجودی طلای متفرقه و یا مانده حساب یک شخص، عدد ۱۲۳۴/۱ شده باشد، درصورت انتخاب سه رقم اعشار، عدد ۱۲۳/۱ و درصورت انتخاب دو رقم اعشار، عدد ۱۲/۱ در سیستم ثبت و نگهداری خواهد شد.
● تعداد ارقام اعشار وزن سنگها به قیرات نیز می‌تواند دو رقم و یا سه‌رقم اعشار باشد. این انتخاب نیز به نوع دفترداری شما و مشتریان شما مربوط است.
● اگر برای فی روز انواع طلا و پلاتین گزینه‌ی «یک رقم آخر صفر شود» انتخاب شده باشد، هنگام محاسبه‌ی فی سایر انواع طلا و سکه‌های بانکی، آخرین عدد سمت راست صفر می‌شود. این گزینه زمانی کاربرد دارد که از «ریال» به عنوان واحد اصلی استفاده می‌کنید..
هنگام تنظیم این قسمت‌ها و در صفحه سیستم تشخیص و کنترل توضیحات کاملی داده‌شده‌است اما باید دقت کنید که ثبت فی‌های ابتدای دوره همانند تعیین تاریخ ابتدای دوره از اهمیت بالایی در محاسبات مربوط به دارایی‌‌ها، بدهی‌ها و سرمایه‌ی ابتدای دوره برخوردار است. و انتخاب روش نحوه‌ی کنترل مانده‌ی مقدار کالاها ، صندوق و بانک تاثیر بسزایی در دقت و سرعت عمل شما خواهد داشت.
نحوه‌ی ذخیره تصاویر کالاها و اشخاص
دو روش برای ذخیره‌سازی تصاویر کالاها و اشخاص درنظرگرفته‌شده‌است که هر کدام دارای خصوصیات خاصی هستند. اگر تصاویر در بانک اطلاعاتی ذخیره شوند و از تصویرهای بزرگ با حجم زیاد استفاده شده باشد، به مرور حجم بانک اطلاعاتی بسیار بزرگ می‌شود و ممکن است درصورت بهینه‌نبودن مشخصات سخت‌افزاری کامپیوتر مرکزی، سرعت دسترسی، بهینه‌سازی، ذخیره و بازیابی پایگاه اطلاعات کاهش یابد. اما در روش دوم اطلاعات کلیه تصاویر در یک دایرکتوری مشخص از کامپیوتر مرکزی به صورت File Sharing ذخیره و فراخوانی می‌شوند. دایرکتوری Image هنگام ایجاد دوره مالی به صورت اتوماتیک Share شده و دسترسی کاربران به آن ممکن می‌شود. اشکال این روش جدابودن تصاویر از بانک اطلاعاتی برنامه است که البته این مساله با روش ویژه ذخیره و بازیابی اطلاعات که همه فایلهای موجود در دایرکتوری Image را می‌توان به‌صورت تک‌به‌تک ذخیره و فراخوانی کرد، رفع و رجوع شده است. با این توضیحات، استفاده از روش دوم علاوه بر بالابردن سرعت کار و امکان درج تصاویر در حجم بزرگ، به بهینه ماندن ساختار پایگاه اطلاعات کمک شایانی می‌کند.
ثبت کارکرد سیستم
این گزینه یکی از گزینه‌های کنترلی مدیرسیستم است که بوسیله‌ی آن مشخص خواهد شد کدام کاربر در چه زمانی، از چه کامپیوتری، چه عملیاتی را ثبت، ویرایش یا حذف کرده‌است. عدم ثبت کارکرد سیستم باعث می‌شود مدیرسیستم امکان رصدکردن کارکرد کاربران و یافتن اشکالات کاری یا خرابکاری‌های احتمالی را از دست بدهد. اما هنگامی که فقط یک یا دو کاربر با هویت و مسوولیت مشخص مشغول فعالیت برروی برنامه هستند، جهت جلوگیری از بالارفتن حجم بانک می‌توان این گزینه را غیرقعال کرد. توصیه می‌شود بگذارید تا کارکرد سیستم در هرلحظه معلوم باشد و اگر سخت‌افزار شما از لحاظ حجم مشکلی دارد آنرا ارتقاء دهید.
تنظیم‌کنندگان فاکتورها
تمامی فاکتورهای معاملات، حسابرسی و عملیات مختلف در برنامه، دارای یک جای مخصوص جهت درج نام تنظیم‌کننده‌ی آن سند هستند. مدیر سیستم با علامت‌زدن گزینه‌ی «نام تنظیم کننده بایستی حتما ثبت شود» کاربران را مجبور می‌کند که موقع ثبت سند نام خود را مشخص کنند. البته به‌صورت اتوماتیک نام کاربری که هر عملیاتی را انجام می‌دهد کاملا در سیستم مشخص است اما از این گزینه جهت چاپ و گزارشات رسمی استفاده می‌شود.
این گزینه برای حسابدارانی طراحی شده است که می‌خواهند از عناوین متفاوت و یا مشترکی غیر از عناوین پیش‌فرض برنامه برای سرفصل‌های هزینه و درآمد عملیاتی خود استفاده کنند. این سرفصل‌ها مربوط به مواردی‌ست که به‌صورت اتوماتیک در قسمت‌های مختلف برنامه وجود داشته و پس از ثبت یک سند، سرفصل‌های مربوط به آن در دفاتر هزینه و درآمد ایجاد شده و مبالغ اسناد در حساب آنها اعمال می‌شود.
صحیح‌ترین و بهترین حالت برای درج یک کالای جدید، استفاده از کدهای پشت‌سرهم با فرمت معلوم و یکنواخت است. در این حالت یافتن کالا آسان بوده و کار با کالاها ساده‌تر خواهد شد. هدف از طراحی این قسمت ایجاد قانونی است که با اتکاء به مفاد آن، روند شماره‌گذاری کالاها برای سیستم کاملا تعریف شود. توضیحات بیشتر هنگام کدگذاری مشخص شده است.
درصد سود و هزینه
درصدهای متفاوتی که برای تیپ‌های مختلف کالاها درنظرگرفته‌شده‌است، در محاسبات مربوط به قیمت اتیکت و قیمت تمام‌شده‌ی صوری انواع طلا و جواهر استفاده می‌شود. لازم به ذکر است که در محاسبات اصولی حسابداری این فی‌ها تاثیری نداشته و صرفا جهت ارایه به مشتریان و محاسبه‌ی قیمت یا اجرت فروش و پرداخت لحاظ شده‌اند.
کلمات رمز
در کنار کنترلی که از طریق کدهای کاربری و دسترسی‌های کاربران بر کار و فعالیت کاربران اعمال می‌شود، مدیر سیستم می‌تواند برای قسمت‌های مختلف سیستم کلمات رمز مخصوصی درنظر بگیرد. درصورت اعمال کلمه رمز فقط کاربرانی که آن رمز را بدانند می‌توانند از آن قسمت استفاده کنند. درصورت حذف رمز اصلی کلیه رمزهای تعریف‌شده غیرفعال و حذف خواهند شد.
تنظیمات سلیقه‌ای
در قسمت تنظیمات سلیقه‌ای کاربران به تفصیل درباره این تنظیمات گفته شده است. اما مدیرسیستم می تواند پس از انجام تغییرات دلخواه خود در هر یک از تنظیمات فروش، تنظیم صفحات گزارش، ثبت مقادیر پیش‌فرض و تنظیمات منحصربه‌فرد؛ تغییرات را برای همه کاربران اعمال کند. بدین ترتیب اگر کاربری تنظیمات دلخواه خود را انجام داده باشد پس از اعمال تغییرات توسط مدیرسیستم، تنظیمات آن کاربر تا قبل از تغییر مجدد بوسیله خودش به حالت تنظیم‌شده توسط مدیرسیستم در خواهد آمد.
از طریق این فرایند امکان تغییر یکی از واحدهای اصلی و ارزی برنامه فراهم می‌شود و مبالغ ثبت‌شده در کلیه‌ی اسناد و اطلاعات برنامه نیز براساس یک مبلغ معین تغییر می‌کنند. اگر واحد جدید دارای ارزش بیشتری از واحد پیشین باشد، مبالغ اسناد و اطلاعات پیداشده و این مبالغ بر عددی که در قسمت «میزان تغییر» ثبت شده‌است، تقسیم می‌شوند. همچنین اگر واحد جدید دارای ارزش کمتری از واحد پیشین باشد، مبالغ اسناد و اطلاعات پیداشده و این مبالغ در عددی که در قسمت «میزان تغییر» ثبت شده‌است، ضرب می‌شوند. این گزینه‌ها برای مواقعی درنظر گرفته‌شده‌است که برحسب ضرورت یا تغییر کشور، تمایل به تغییردادن واحدهای محاسباتی خویش داشته باشید. همچنین اگر قرار به حذف صفرهای واحد «ریال» باشد این فرایند به‌سرعت واحد جدید را ثبت کرده و صفرهای کلیه‌ی اسناد و اطلاعات را به‌راحتی تغییر می‌دهد. حالت سومی هم طراحی شده‌است که بوسیله‌ی آن امکان تغییر تعداد ارقام اعشار واحدهای محاسباتی بدون آنکه نیازی به ضرب یا تقسیم مبالغ در عدد خاصی باشد، فراهم می‌شود.