سیستم تشخیص و کنترل موجودی‌ها

وظیفه‌ی این سیستم جلوگیری از مفنی شدن دارایی‌های جنسی و نقدی‌ ، موجودی امانت‌های دریافتی و پرداختی و کنترل وضعیت اعتباری اشخاص است. تنظیمات مربوط به این سیستم توسط مدیرسیستم انجام می‌شود.

کنترل موجودی اجناس، بانک و صندوق
سیستم قادر است از چهار روش مختلف جهت کنترل موجودی کالاها، بانک‌ها و صندوق‌ها استفاده کند. یکی از این روش‌ها در تنظیمات سیستم توسط مدیرسیستم انتخاب شده و مانده‌ها به آن وسیله کنترل می‌شوند تا از منفی‌شدن آنها پس از انجام هر عملیاتی بخصوص هنگام ثبت فاکتورهای صادره جلوگیری شود. مانده‌ی موجودی‌ جنسی، صندوق و بانک طی فاکتورهای وارده و صادره دائمن در حال تغییر است. هنگام درج مقادیر و ویرایش آنها تمامی سابقه‌ی کالا، بانک یا صندوق چک می‌شود و وضعیت موجودی آن اعلام می‌شود تا از منفی‌شدن مانده‌ها جلوگیری شود.. در این روش‌ها از اول به آخر سرعت ثبت اطلاعات کمتر شده و ارزش اطلاعات از لحاظ دقت، درستی و شفافیت افزایش می‌یابد.» جدای از اینکه کدام روش را انتخاب می‌کنید، مهمترین شرط برای صحت اطلاعات شما آن است که اطلاعات را دقیقن براساس تاریخ و ساعت وقوع آنها -جهت تشخیص دقیق فی تمام‌شده و آنالیز صحیح اطلاعات- در سیستم ثبت نمائید. روش چهارم تضمین‌کننده‌ی این حالت است.

بدون کنترل وضعیت مانده حساب: در این حالت هیچ کنترلی توسط سیستم بر مانده‌ی جنس، بانک یا صندوق اعمال نمی‌شود و وظیفه‌ی نظارت کاملن برعهده‌ی کاربران است. ممکن است گاهی تمایل داشته باشید اطلاعات را در پایان روز یا هفته ، از روی اسناد ثبت‌شده و به سرعت وارد سیستم نمائید. این حالت در افزایش سرعت ورود اطلاعات بسیار موثر است.

جلوگیری از منفی‌شدن مانده‌ از ابتدا تا تاریخ سند: در این روش قبل از تائید نهایی هر فاکتور وارده یا صادره ، وضعیت مانده تا تاریخ و ساعت فاکتور بررسی می‌شود و از منفی شدن مانده‌ی جنس، بانک یا صندوق تا آن تاریخ جلوگیری می‌کند. در صورتی که دقت واردکردن اطلاعات زیاد باشد استفاده از این روش مناسب خواهد بود. در صورت زیادبودن ویرایش‌ها و حذف‌های بین دوره‌ی مالی ممکن است مانده‌ی جنس، بانک یا صندوق در مقاطعی منفی شود که این مساله از دقت و ارزش اطلاعات می‌کاهد.

جلوگیری از منفی‌شدن مانده‌ی پایان دوره‌: در این روش قبل از تائید نهایی هر فاکتور وارده یا صادره ، نحوه‌ی تاثیر اطلاعات جدید بر مانده‌ی پایان دوره‌ جنس، بانک یا صندوق بررسی شده و از منفی‌شدن مقادیر پایان‌دوره جلوگیری می‌کند. این یک روش رایج است که در نگارش‌های پیشین برنامه نیز از آن استفاده شده است. بعضی مواقع ممکن است توالی زمانی فاکتورهای وارده و صادره رعایت نشده و در مقاطعی موجودی و متعاقب آن فی‌تمام‌شده و سود و زیان اجناس به اشتباه محاسبه شود که این مساله از لحاظ حسابداری رسمی به‌هیچ عنوان پذیرفتنی نیست.

جلوگیری از منفی‌شدن مانده‌ از ابتدا تا پایان دوره: در این روش قبل از تائید نهایی هر فاکتور وارده یا صادره ، نحوه‌ی تاثیر اطلاعات جدید بر گردش جنس، بانک یا صندوق؛ جزء به جزء و براساس تاریخ و ساعت‌ ثبت فاکتورها بررسی شده و هشدارهای مربوطه اعلام می‌شود. دقت و درستی فی تمام‌شده ، واقعی‌بودن اطلاعات فاکتورها و موجودی‌ها و متعاقب آن به‌دست آوردن دقیق‌ترین تحلیل‌ها و گزارشات کمترین ثمره‌ی استفاده از این روش است!

کنترل موجودی امانات دریافتی و پرداختی
از دیگر سیستم‌های کنترلی موجود در برنامه جلوگیری از منفی‌‌شدن مانده‌ی امانت‌های دریافتی و پرداختی‌ست که در تمامی فاکتورهای مرتبط اعم از دریافت و پرداخت امانت و مرجوعی آنها و همینطور در فاکتورهای قطعی‌شده‌ی خرید، دریافت، فروش و پرداخت این کنترل‌ها اعمال می‌شود. از آنجایی که اجناس امانی در فرایندی مجزاء از موجودی جنسی کنترل و نگهداری می‌شوند، کنترل‌های انجام‌شده بر روی اجناس بر آنها تاثیری نداشته و بایستی در سیستمی مستقل و براساس اجناسی که به اشخاص مختلف امانت داده شده و یا از آنها به‌صورت امانی دریافت شده‌است، کنترل‌های لازم صورت گیرد.

کنترل حساب اعتباری اشخاص
در تعریف مشخصات اشخاص بخشی جهت تشخیص وضعیت اعتباری ایشان از جنبه‌ی حد بدهکاری حساب‌های چهارگانه‌ی آنها وجود دارد که این سیستم وظیفه‌ی نظارت بر آن را برعهده دارد. مطابق با تعاریف اعتبار اشخاص، اگر شخصی دارای اعتبار لازم نباشد و یا میزان بدهکاری وی از حد مجاز بیشتر شده باشد، هنگام ثبت معاملاتی که بدهکاری وی را بیشتر می‌کند، هشدارهای لازم اعلام شده و درصورت لزوم از ثبت آن فاکتور جلوگیری به‌عمل می‌آید.

 

نرم افزار حسابداری طلا و جواهر تمام عیار

فهرست